Sparade inläggSå lyckas du med hybridmöten
Möten med deltagare både på samma fysiska plats och digitalt samtidigt blir allt vanligare. Samtidigt är det svårt att lyckas. Här kommer fem konkreta tips att tänka på för att lyckas med ditt nästa hybridmöte
Deltagare digitalt och samtidigt på plats
Möten med deltagare både på samma fysiska plats och digitalt samtidigt blir allt vanligare. Samtidigt är det svårt att lyckas. Risken är stor att den som deltar digitalt inte kommer till tals och hamnar utanför. Det är lätt för deltagarna i samma fysiska rum att prata på och helt glömma sina digitala kollegor.
Här kommer fem konkreta tips att tänka på för att lyckas med ditt nästa hybridmöte
1. Våga välja bort
Varför ska ni ha ett möte och vad vill ni uppnå?
Att genomföra riktigt bra hybridmöten är svårt. Kanske är det bättre att genomföra ett superbra digitalt möte eller planera för ett fysiskt och ett digitalt möte med delvis olika syfte vid olika tidpunkter än att genomföra ett hybridmöte som blir dåligt?
2. Utgå från det digitala
Ett effektivt möte består av diskussion och dialog. Här handlar det om att tänka digitalt först! Att använda post-itlappar i konferensrummet medan distansdeltagarna knappt kan göra sin röst hörd är inget bra alternativ.
Planera hela mötet i detalj och använd digitala lösningar för interaktion och dokumentation så att alla kan bidra i mötet på samma villkor.
3. Tydlighet
Teknik som strular är irriterande för alla. Många har blivit vana vid digitala möten men vad krävs nu för att alla ska bli vana vid hybridlösningar?
Vill du att dina mötesdeltagare ska vara trygga och på allvar kunna bidra behöver du välja enkla lösningar, vara extremt tydlig med hur deltagarna ska bete sig och inte ta något för givet.
Testa själv tekniken innan och förklara på ett inkluderande sätt. Ingen blir irriterad om du ger tydliga instruktioner men många känner sig utanför om de varken förstår hur de ska bete sig eller har någon att fråga.
4. Planering är A och O
Ett digitalt möte behöver ofta planeras mer än ett fysiskt möte. Ett hybridmöte kräver ännu mer planering. Det är olika mötesprogram och olika verktyg för interaktion som ska användas och lätt för deltagarna att kolla sina mejl eller göra något annat samtidigt som de till synes är med på mötet.
Planera ett upplägg som engagerar och involverar. Håll ditt möte kort, aktivt och planera noga även för en B-plan om något strular.
5. En mötesledare med koll
Den som leder mötet spelar en avgörande nyckelroll. Att hantera deltagare i samma rum och på distans samtidigt är en utmaning. Ska du själv dessutom vara aktiv i samtalet, dokumentera och hålla koll på att fikat är klart i tid blir det helt omöjligt!
Fundera på om ni behöver ha två mötesledare - en i det fysiska rummet och en i det digitala. Räcker det med en mötesledare är det viktigt att hen vågar avbryta, håller koll på tiden och kan växla sitt fokus mellan det digitala och det fysiska för att alla ska bli inkluderade och kunna bidra.
