Digitalt Möte – Tips på att Effektivisera och Engagera

Kunskapsbrist

Kunskapsbristen kring hur vi förbereder, skapar och leder både engagerande och effektiva möten har tydligt synliggjorts i våra digitala möten.

Som mötesledare är nyckeln för att lyckas att avsätta tid för att föbereda och planera ditt möte i varenda detalj och sedan ge dina deltagare förutsättningar för att kunna bidra till mötet.
Hoppas att dessa konkreta tips kan hjälpa dig till att skapa mer effekt av dina digitala möten.

Planering och förberedelser

• Då det är svårt att vara spontan i digitala möten så behöver du avsätta mer tid för att förbereda mötet.
• Utifrån syfte och mål med mötet sätt upp milstolpar för dig själv hur du ska disponera mötesstiden.
• Då det är svårt att hålla koncentrationen uppe i digitala möten så kör inte längre pass än 50 minuter, ta sedan en paus.
• Tänk igenom hur du vill involvera deltagarna. Ska ni ha dialog i grupprum? Om ja, skicka gärna med dessa frågor ska hanteras i inbjudan. Kan whiteboarden vara ett lämpligt alternativ att använda? Några frågor som ni kan ställa i en poll? vid större grupper kan skriva i chaten vara ett bra alternativ.
• Lär dig tekniken! Testa de olika involverings verktygen som finns så att du vet hur de fungerar och att du tydligt kan instruera deltagarna. Då teknik kan strula så är det bra att ha en backup plan.
• Vid större möten är det bra att du utser en co-host som kan vara behjälplig med gruppindelningar och hålla kolla på chaten.
• Skicka en tydlig inbjudan och berätta hur man ansluter till mötet.

Skapa rätt förutsättningar för deltagarna!

• För att dina mötesdeltagare ska kunna bidra till mötet och känna sig motiverade så kommunicera alltid syfte och mål innan mötet.
• Skicka en agenda där det framgår vilka ämnen ni ska hantera och vad deltagarna förväntas bidra med. Om ni ska fatta beslut så skicka gärna ut beslutsunderlag innan mötet.
• Var tydlig med vilka "spelregler" som gäller på mötet ex. att kameran ska vara på, ljudet av eller på, är det ok att ha telefonen eller andra digitala plattformar på?
• Under mötet behöver du som leder mötet vara extra tydlig med hur och när deltagarna förväntas bidra. Då vi inte ser och känner av vad som händer i det digiatal rummet behöver du berätta hur du vill ha det. Ex. att du fördelar ordet och bjuder in den du vill ska prata, eller om du vill att deltagarna ska räcka upp handen.
• Summera de beslut ni fattat i slutet av mötet så att ni är överrens och gör gärna en reflektion på vad som var bra med mötet och om ni vill förbättra något till nästa gång. Bra sätt att få ständiga förbättringar i era möten.

Inledningen av digitalt möte

• Bra tips på inledning är att om detagarna befinner sig i ett väntrum så skriv syfte, mål och dina spelregler där.
• Om deltagarna kommer direkt in i mötet ha en powerpointbild på med dina spelregler. Ha gärna musik på för att skapa stämning innan du startar mötet.
• Inled med att hälsa välkommen, läs upp syfte & mål med mötet, repetera spelreglerna som gäller för mötet. Var tydlig och berätta hur mötet kommer gå till.
• Ha kameran i ögonhöjd så att du kan se och bekräfta deltagarna. Spela in dig själv och se hur du ser ut och att du har kameran i ögonhöjd.
• Involvera deltagarna tidigt i mötet, då tenderar vi att bli mer motiverade att bidra. Beroende på deltagarna och syftet med mötet välj en lämplig övning.

Generella tips

• Använd kroppsspråket som mycket det går. Testa stå upp under mötet, det gör det lättare att använda kroppsspråket. En fysisk tumme upp bidrar med mer energi än den digitala symbolen
• Klädkoder! Beroende på typ av möte välj det som du är bekväm i. Brokiga kläder kan vara bra att undvika då flimra om man filmar mötet.
• Undvik att ha ljusinsläpp bakom dig då detta leder till att det är svårt att se dig.
• Ha alltid kameran på! Det är svårt nog som mötesledare att skapa sig en känsla i det digitala rummet hur deltagarna uppfattar det som berörs under mötet. Om ni ägnar mycket tid i digiatal möten och blir trött av att ha kameran på bestäm då på vilka möten dte kan vara ok att ha kameran avstängd.
• Sitt själv! Om ni har en grupp deltagare som kan sitta tillsammans i ett fysiskt rum och några som inte är på plats fysiskt är det bättre att allla sitter framför en varsin skärm. Risken är annars stor att de som deltar på skärm kommer känns sig exkluderade från gruppen som sitter tillsammans. de som