Utrustning till mötesrummet: Här är listan på tekniken som du behöver

Är det dags att uppgradera era mötesrum?

Nedan har du exempel på utrustning till mötesrummet och hur du bör tänka för att göra dina möten ännu bättre.

Hur stor bild behöver jag? Skärm eller projektor?

När ska man välja det ena eller det andra gällande utrustning till mötesrummet så upplevs generellt en skärm bättre och mer distinkt än en projektor. Den största storleken idag är 98 tum för en vanlig skärm. Behöver du större bild är alternativet antingen en projektor eller en LED-vägg. LED-väggar går att bygga hur stora som helst men blir ofta för dyrt för ett mötesrum. Så kvar är alternativet med projektor om du behöver större bild en 98 tum, vilket motsvarar en bildbredd på ca 2,20 m och en bildhöjd på 1,25 m.

Regel och riktvärde

En bra regel att utgå ifrån när det gäller bildstorlek för ett visst maxavstånd kan vara att ta det gånger 2-2,5. Det skulle innebära att en 65-tums skärm skulle passa för maxavståndet: 3,30 – 4,10 meters maxavstånd (2x65”= 130”. En tum är 2,54 mm så det innebär 330 cm).

Ett dilemma i ett mötesrum är ju att vi ofta sitter på en lång rad så det gäller att hitta ett lämpligt medelvärde för rummet men ovanstående kan vara ett bra riktvärde. Vår erfarenhet säger att faktor 2 brukar stämma rätt bra för en skärm och faktor 2,5 för en projektorbild. Så börjar du närma dig 6-7 meter i avstånd kan det vara läge att kika på en projektor.

Om du väljer projektor så begränsar takhöjden ofta hur stor bild du kan ha. Väljer du en bildbredd på 220 cm blir bildhöjden 137 cm. Du bör ha bildens underkant ca en meter ifrån golvet så att åskådarna inte skymmer nedre delen av bilden. Det gör att i ett rum med standardhöjd 240 cm kan du i princip inte ha större bildbredd än 220 cm.

Lathund

Alla rum ser inte likadana ut och är olika möblerade. Men följande lathund kan ge en uppfattning om lämplig skärmstorlek.

• 2-4 personer: 50 tum
• 4-6 personer: 55 tum
• 6-8 personer: 65 tum
• 8-10 personer: 75 tum
• 10-14 personer: 85 tum
• 14-20 personer: 98 tum

Vanlig skärm eller en Touchskärm

En touchskärm med whiteboardfunktion kan vara ett bra sätt att skapa interaktiva möten. Du kan du styra din dator framme vid skärmen samt rita och skriva på den. Detta är ett bra alternativ för kreativa möten och där medarbetare sitter på distans. Du kan då dela dina anteckningar med alla, oavsett var de befinner sig. Du kan även spara anteckningar och dela dem med andra. En sak att tänka på med touch- och skrivbara skärmar är att alla medarbetarna inte är lika långa. Så att montera den på ett höj- och sänkbart väggfäste eller stativ är bra så att alla kan hitta en bekväm arbetshöjd.

Videofunktionalitet med deltagare på distans

Det senaste året har lärt oss att vi måste kunna få med folk på distans i våra möten. Därför bör alla möten vara digitala och alla mötesrum vara förberedda för att ta med folk på distans. För att det här ska fungera bra krävs tre saker:

1. En kamera
2. En eller flera mikrofoner
3. Högtalare

I mindre rum kan det vara smart att montera en videobar som har allt monterat i samma enhet. Exempel på det är Logitech Meetup, Crestron Soundbar, Poly Studio m.m. Marknaden på den här typen av produkter har fullständigt exploderat det senaste året. Fördelen med en videobar är att man kan montera den i framkant över eller under skärmen. En sådan här lösning med t.ex. Crestron Soundbar fungerar bra i rum upp till cirka 10-14 personer.

Är rummet större bör man överväga att sätta mikrofoner på bordet eller hänga dom i taket istället. I större rum brukar vi också montera högtalare i taket för att få en jämn ljudspridning.

Bring your own device - BYOD

För videomöten brukar vi skilja på två olika typer av lösningar. BYOD står för BringYourOwnDevice. Med det menar vi att du tar med dig din laptop till rummet och kör videomötet från din dator. Fördelen med detta är att du kan använda den videoklient du är van vid såsom Microsoft Teams, Cisco Webex, Zoom eller det du är van vid. Du ansluter då din laptop till enheterna som skärm, videokamera, mikrofon och högtalare i rummet via kabel. Sedan startar du mötet som vanligt i din dator.

Microsoft Team Room System

Om du väljer en sådan här lösning installeras det en liten dator i rummet samt en pekskärm för att styra mötet. I datorn installeras det en programvarulicens för Teams Rooms. Du bokar sedan in mötet via Outlook och bjuder in rummet som en medpart. Då behöver du bara komma in i rummet, trycka på Anslut så är ditt möte igång.

Om du inte har bokat rummet kan du enkelt, när du startar mötet i din dator eller smartphone, välja att starta mötet i rummet där du sitter.

Den här typen av lösningar finns även för Zoom, Google Meet med flera.

Kabelhantering

För att det ska se snyggt ut i rummet och inte innebära någon fara för livet med kablar över golvet är det bra att fundera igenom hur kablaget ska dras på bästa sätt. Det här skiljer sig mellan de olika systemen så det gäller att tänka till så det blir snyggt och rent utan synliga kablar.

Finns det inga bordsbrunnar i ditt bord kan man fälla in det i efterhand. Beställer du nya bord kan det vara bra att se till att det finns bra bordsbrunnar med från början.

I vissa fall finns det befintliga golvbrunnar där det kan gå att få fram kablaget till bordet. Ett dilemma är att det inte går att förlänga kablar som HDMI och USB mer än cirka 6-8 meter. Därefter är risken stor att du får dålig signal. Ett sätt att lösa detta är att montera sändare -mottagare som förstärker signalen och skickar den över en nätverkskabel.

Trådlös anslutning

Det finns en rad olika lösningar för att sända signalen från datorn till skärmen eller projektorn. I ett Team Room kan du enkelt dela din bild genom att ansluta dig till mötet, även om du sitter i samma rum. Då krävs inga kablar.
Ett annat alternativ är att ansluta någon form av USB-dongel som du kopplar till din dator. När du trycker på knappen skickas bilden till skärmen eller projektorn.

Ett exempel på detta är Barco Clickshare. Om du ska ha ett videomöte är det dock alltid bäst att ansluta sig via kabel så att du får en bättre synkning mellan ljud och bild.

Hur får vi tekniken användarvänlig

I de små rummen fungerar det oftast bra med att lägga en autostart på tekniken, dvs när du ansluter din dator startar skärmen upp och allt är klart för att köra igång mötet. I lite större rum där du har mycket teknik är det en stor fördel att installera ett Styrsystem med en touchskärm där du kan styra alla funktioner.

Med mer och mer teknik i mötesrummen är användarvänligheten det absolut viktigaste. Det är ingen idé att installera massor med fin teknik om inte användarna förstår hur dom ska använda den.

Med ett styrsystem kan vi styra allt på ett intuitivt och användarvänligt sätt. Vi kan inte bara styra mötestekniken utan belysningen, mörkläggningsgardiner, ventilation med mera.

Man kan också ansluta närvarosensorer som känner när någon kommer in i rummet och startar upp allt. En stor fördel är också när vi stänger ner tekniken. Då återställer vi all teknik till sitt grundläge så att det alltid ser likadant ut när du kommer in i rummet.

Här är checklistan för den teknik/utrustning du behöver till dina mötesrum:

• Bildskärm eller projektor. Vilken bildstorlek passar för rummet
• Skärm med eller utan Touch
• Behöver jag videofunktionalitet
• Behöver kameran kunna zooma in och panorera eller räcker det med att den bara ta med alla i rummet
• Hur många mikrofoner krävs och hur ska de placeras i rummet
• Hur många högtalare krävs och var ska de placeras
• Ska jag ansluta medhavd Laptop eller ska rummet ha ett rumssystem
• Vill jag ha trådlös anslutning av datorn eller ska jag ansluta med kabel
• Hur får vi fram kablaget till rummet. Kan kablarna förlängas. så dom räcker
• Hur får vi tekniken så användarvänlig så att alla kan använda den