Mellanstora mötesrum- Guide för att lyckas

Generella principer för tekniken

Även om företag ofta vill ha en profil för färger och inredning, så kan vi inte undgå att finns generella principer som gäller för tekniken. De AV-tekniska lösningarna, rumsakustiken och ljus. Man kan dela in mötesrumstyperna i flera kategorier ur en AV-teknisk synvinkel:

1. Små mötesrum, upp till 6 personer
2. Mellanstora mötesrum, 8 – 12 personer
3. Stora mötesrum, 12-20 personer
4. Konferensrum 20-30 personer

Detta kunskapsinlägg handlar om punkt 2- mellanstora mötesrum.

Mellanstora mötesrummet- rumsutformning och utrustning

I mellanstora mötesrum fungerar långbordet bra. Kontrollera att avståndet från platsen längst från monitorn håller sig inom siktkraven i förhållande till monitorn storlek. Kom ihåg, att samtidigt får den närmaste platsen inte får vara för nära. Monitorn placeras oftast 1100mm över golvet vilket ger plats för kamera placerad under den. Som regel fungerar detta upp till ca tolv platser med ett långbord.

Den digitala tekniken kan vara enkel, en AV-enhet bestående av integrerad kamera, högtalare och mikrofon placerad under monitorn. Det ger en bra kameravinkel för bilden på deltagarna. Beroende på kamerans kvalité och mikrofonens upptagningsförmåga fungerar detta väl. Vissa enheter har tillbehör som bordsmikrofoner vilket kan förbättra ljudkvalitén. En riskfaktor är att AV-enheter av denna typ ofta är gjorda för den amerikanska marknaden. Där förutsätter man att bordet sitter i anslutning till väggen men i Sverige placeras bordet oftast på en distans från väggen. Detta medför att anslutningskabelns längd överstiger maxlängden och det kan innebära kompabilitetsproblem.

Hur placerar du skrivtavlor?

Skrivtavlor är viktiga hjälpmedel i arbetsmöten och placeringen kan vara antingen på samma vägg som monitorn eller på motstående vägg. Undvik att placera skrivtavlan på sidoväggen, obekvämt både för de som sitter med ryggen till samt för den som ska runda bordet för att komma åt den. Om det är ett krav att skrivtavlan ska kunna användas vid hybridmöten behöver man utreda de tekniska lösningarna i detalj. För detta behövs oftast flera kameror vilket komplicerar AV-tekniken och implementeras bäst i stora mötesrum eller konferensrum där AV-teknik är mer omfattande.

Digitala möten och bilddelning

Bordet bör ha bordsbrunnar för inkoppling av datorer vid digitala möten och bilddelning. Det känns bra för mötesledaren att sitta nära tekniken när man är uppkopplad så placera inkopplingen för AV-teknik nära monitorn. Trådlös bilddelning är bekvämt men vid digitala möten krävs en kabel för bild- och ljudupptagning via rummets AV-enhet. Beakta placeringar av eventuella nedpendlade armaturer ovan bordet så att de inte är i siktlinjen till monitor och skrivtavlor för någon av deltagarna.

Akustik i mellanstora mötesrum

Rumsakustiken är ytterst viktig för mötesrum och det är relativt enkelt att skapa en bra rumsakustik. Eftersom rummen är små, räcker det inte med att uppfylla efterklangskraven enligt BBR på 0,6 sekunder för rum för digitala möten. Ett digitalt mötesrum på ca 30m2 bör dämpas med takabsorbenter. Antingen i form av takplattor och väggabsorbenter i form av textiler eller varför inte en väggabsorbent formad som ett konstverk? Det viktiga är att få mycket hög tydlighet i ljudet vid digitala möten eftersom det är besvärande och svårt att hålla koncentrationen om ljudupptagningen har mycket ’eko’. Den digitala mötesteknikens så kallade eko-cancellering fungerar även den dåligt om rummet har för lång efterklangstid vilket försämrar ljudåtergivningen för deltagare på distans ytterligare.

Belysningen är viktig i mötesrummet

Ljuset i rummet bör vara jämnt och diffust. Ett ljust bord reflekterar ljuset mot ansiktet underifrån vilket ger bättre bild vid digitala möten. Miljöbelysning är viktig för att öka trivseln men den får inte vara ljusstarkare än allmänljuset för att undvika felexponeringar vilket kan resultera i mörka siluetter av deltagarna i ett digitalt möte. Detsamma gäller om rummet har stora fönster med direktinfallande solljus, då krävs gardin och gärna med färg som ger en bra vitbalans i kameran även vid fullt dagsljus. Skrivtavlor bör ha en egen tavelbelysning då den hjälper deltagarna att fokusera på det som skrivs och antecknas.

Summering

Att göra ett välfungerande mellanstort mötesrum behöver inte vara komplicerat eller kostnadsdrivande om man beaktar de mest väsentliga delarna och undviker fallgroparna.