Transformera dina mötesrum!

Rum för videomöte

Sakta men säkert kommer många av oss tillbaka till kontoret efter en vår där många fått arbeta hemma. Arbetssätt och möten har fått anpassas efter förutsättningarna, och många är nog överens om att det inte kommer bli som det var tidigare. Troligt är att många även fortsättningsvis kommer välja att arbeta hemifrån i större utsträckning än man gjorde före pandemin.
Vi har alla på kort tid vant oss med att videomöte via Teams, Zoom, Webex eller någon av annan av alla tjänster som finns på marknaden. För den som sitter hemma räcker det ofta med kameran i datorn och ett headset. I ett konferensrum krävs det lite annan teknik för att det ska fungera bra. Hur gör du då om ditt befintliga konferensrum till ett fullfjädrat videomötesrum?

Fixa en mötesplattform

Om du idag inte har någon tjänst för digitala möten behöver du börja med att skaffa det. Om du har Windows och Microsoft Office365 har du redan Teams, som är den största mötesplattformen. Allt du behöver göra är att ladda ner programmet på din dator. Annars kan du välja att abonnera på en tjänst som Zoom. Det finns en rad tjänster till en förhållandevis låg månadskostnad.

Bra utrustning för ljud och bild

Har du suttit på möten där bilden låser sig och ljudet klipper när flera pratar samtidigt? Det har många av oss gjort. Troligtvis är de allra flesta överens om att dåliga förutsättningar skapar ineffektiva möten. Nästa steg är att se till att du har rätt utrustning i ditt mötesrum.
Det finns några olika sätt att gå tillväga på. Det enklaste är det vi i branschen kallar BYOD vilket står för ”Bring Your Own Device”. Det innebär att du använder din egen laptop som bärare av mötet, precis som du gör på ditt hemmakontor.
För ett bra videomöte behövs en kamera, en mikrofon och högtalare i mötesrummet. Det enklaste och smidigaste i mindre rum är att montera en ”soundbar” under skärmen. En soundbar är en enhet som har både kamera, mikrofon och högtalare inbyggd i sig. Då allt monteras på väggen vid skärmen är det en enkel installation. Ett exempel på en sådan enhet är Logitech Meetup. Den ser i princip ut som en större modell av en webkamera som du sätter på din dator. Tänk på att det är viktigt att du köper rätt utrustning beroende på storleken på ditt mötesrum. Meetup är lämplig för upp till 4-5 personer och kostar cirka 8 000 kronor på marknaden.

Ett det ett lite större rum? En soundbar som klarar upp till 8-12 personer är Crestron Soundbar. Den har dessutom en intelligent kamera i sig som känner av hur många det är i rummet och ser till att alla kommer med i bild. En sådan ligger på närmare 15-20 000 kronor.
Är rummet större än 12-14 personer bör man se på en lösning där man använder antingen bordsmikrofoner eller takmonterade mikrofoner. Ett exempel är Logitech Rally Plus som ligger runt 20 000 kronor.

Kameran över eller under skärmen

Ska kameran sitta under eller över bildskärmen? Det är en fråga som många har tankar och idéer om. Man kan väl säga att det inte finns något självklart svar utan man får bedöma från fall till fall beroende på hur stort rummet är och hur möbleringen se ut. Generellt blir det oftast blir bättre att placera kameran under skärmen. Har du redan har en skärm i rummet kan den behöva höjas lite så att kameran kommer i ögonhöjd med de som sitter i rummet.
Fördelen med den här typen av lösningar är att all teknik monteras på väggen i främre delen av rummet. Det blir en enkel installation. Det du behöver dra fram är två kablar till bordet som du ska ansluta till din dator. Den ena är en HDMI-kabel för att få bild på skärmen, och en USB-sladd som gör att du får kontakt med din soundbar.
Det finns en rad olika kontakter för att ansluta en dator till en skärm och till en soundbar. En adapterring med olika adaptrar kan vara en bra lösning för att få det att fungera med de flesta datorer på marknaden. Numera finns även lösningar där du endast ansluter en USB-C-kabel, en multikabel med flera funktioner. Den skickar bild och ljud i samma kabel samtidigt som den laddar din dator.

Installera en mötesdator i rummet

Fördelen med BYOD är att det är ett enkelt sätt att få tillgång till video i mötesrummet, till en relativt låg investeringskostnad. En nackdel är att det inte alltid är självklart för användaren vad och hur hen ska ansluta sin dator så att de får med sig all teknik. En annan möjlighet är då att låta installera ett system som sköter om allt i rummet. Ett exempel på detta är Microsoft Team Room System (MTR). Liknande lösningar finns även för Zoom, Google Meet, Webex med flera.

MTR består av en touchpanel som oftast står på bordet samt en liten dator (NUC) som placeras under bordet eller bakom skärmen. Microsoft har bestämt exakt hur en sådan lösning ska fungera och idag finns det en rad tillverkare av MTR-system såsom Logitech, Crestron, Poly, Lenovo med flera.
I mötesdatorn installeras en rumslicens för Teams. Du bokar in mötet som vanligt i Outlook. När du bjuder in deltagare till ett möte bjuder du även in rummet. När du kommer in i rummet känner skärmen av att du kommer in och tänds upp. På skärmen trycker du bara på ANSLUT och mötet är uppkopplat med både ljud och bild.

Om du kommer in i rummet utan att ha bokat ett möte kan du enkelt koppla upp ditt möte från din dator till rummet. Du startar då mötet i din dator och ansluter till rummet. Mötet flyttas över till rummet istället så att du får tillgång till rummets kamera, mikrofon och högtalare.
En sådan lösning gör det mycket enkelt för användaren att koppla upp sig i ett videomöte. Tryck bara på skärmen så är allt klart. Minimal mötestid spills på att krångla med teknik och fokus kan ligga på att ha ett effektivt och givande videomöte. MTR-lösningar finns från lite drygt 30 000 kronor till ditt befintliga mötesrum.