Mötet - det viktigaste arbetssättet i det hybrida arbetslivet

Vi spenderar mycket tid i möten. En del menar att vi spenderar för mycket tid i möten. Kanske så mycket så vi inte hinner jobba “på riktigt”. Andra att möten faktiskt är arbete. Med den digitala utvecklingen finns mötet bara en knapptryckning bort, och det har blivit lättare att bjuda in fler människor till fler möten. Det är klart att vi ska mötas - men visst tål det att tänka igenom hur, när, varför och med vilka. Här kommer några inspel:

Spara

Aldrig heltimmes möten

Inom akademin börjar man ofta efter den “akademiska kvarten”. Detta kommer från de tidiga universiteten innan studenter hade egna klockor. I Uppsala och Lund ligger det mesta inom hörhåll från domkyrkorna. När kyrkans klockor slog var det dags att bege sig till salen, och så kunde mötet börja kvart över. Man behövde helt enkelt lite ställtid för att ta sig till mötet. Vi behöver detsamma idag. Boka inte in 30 eller 60 min möten, kör på 25, 45, eller 50 min möten. Vi behöver alla ställtid. Hämta en kopp kaffe, ett glas vatten eller bara att hitta länken till nästa möte eller gå till rummet där mötet är.

Flexibilitet - många möten i ett och bjud in vem som helst

Vi har lärt oss att hantera flera av det digitala mötets nackdelar. Vi är bättre på tekniken och vi har fått rutin på turtagning och annat som vi kämpade med i början av pandemin. Men det finns fortfarande möjligheter i det digitala mötet som vi inte utnyttjar. Det är att ha många möten i ett. Börja mötet med dina närmsta kollegor och förbered det större mötet. Bjud in en person som är viktig för det ni ska prata om. Istället för att bordlägga och vänta till nästa tillfälle när ni kollat hur det ligger till, bjud in IT-chefen eller vem det nu än är som sitter inne på ledtråden, en kort stund på mötet. Ni planerar in det, eller ringer upp personen där och då. Kanske blir det ett nej, men det kan också bli ett ja, och ni kan komma vidare direkt, det kan även vara bra att förvarna personen ifråga att vara standby om hans inspel behövs, men han kan nyttja tiden till annat tills han behövs.

Det är ju faktiskt så att när vi möts digitalt så kan vi bjuda in vem som helst! Oavsett var den personen är, så tar det inte längre tid än själva mötestiden. Prova att höra av dig till din favoritinspiratör, kanske säger hen ja till att träffa er en stund.

Incheckning dagligen digitalt – nyckel till samhörighet

På Tomas arbetsplats, en enhet i en myndighet, har man varje dag kl 8.40 en digital incheckning. Max 20 min med närmsta gänget där man går laget runt och pratar om sin dag. Chefen är med, men detta är ingen kontroll eller avrapportering, bara en incheck på hur läget är och hur dagen ser ut. Då finns möjlighet att flagga för hjälp, eller få ett kort inspel på hur man ska lösa det man står inför. Det är också ett tillfälle att bara ses, dricka lite kaffe ihop och önska varandra en bra dag. Ett tillfälle då man vet att alla är där. Behöver man få tag på varandra, så är det på morgonmötet man ses. En enkel men effektiv och trevlig rutin som bättrar på både att nå mål och bättre mående.

Informera isär och jobba tillsammans

En stor del av möten ägnas åt information och avrapportering. Just att informera fungerar faktiskt bättre asynkront. Skicka ett dokument eller en presentation som alla kan titta på innan mötet. För den värdefulla mötestiden ska vi ägna åt det som vi gör allra bäst synkront – tillsammans samtidigt. Det är då vi ska ställa fördjupande frågor, lösa problem, klargöra, diskutera, komma fram till vad som ska hända härnäst, ta beslut och styra upp som ska hända innan nästa gång vi ses.

Våga sätta ned foten ibland och ses fysiskt

I Lenas senaste forskningsprojekt i två olika myndigheter kring effekterna av det nya hybrida arbetslivet, har det blivit tydligt att det digitala trumfar det fysiska. Vill någon vara med på länk, så är det svårt att säga nej. Men sommaravslutning är inte lika roligt på distans, för det är helt enkelt svårt att bjuda på jordgubbar över internet. När någon ska avtackas behöver man ses. Digitala avskedskramar värmer dåligt. Ibland behöver vi (medarbetare tillsammans och/eller chefen) sätta ned foten och säga att vissa tillfällen helt enkelt ska vara fysiskt. Och låt då dessa möten få ha gott om tid för snack och kaffe.

Digifysist vs fysidigi - bestäm form för hybridmötet

Hybrida möten kan komma åtminstone i två former – "digifysiskt" eller "fysidigi". Men i de allra flesta fall fungerar såklart hybrida möten. Det spott och spe som hybrida möten får, kan till stor del bero på att vi har olika förväntningar. Det skulle underlätta om vi bestämde oss för om mötet sker främst fysiskt med deltagare med på länk, eller om mötet ska vara digitalt, även om några medarbetare sitter tillsammans.

"Fysidigi" mötet

I ett "fysidigi" möte är mötet i det fysiska rummet. Vi har kamera och skärm så att deltagarna på distans både ser oss och hör oss, och de som är i rummet ser och hör deltagarna på länk. Någon person i rummet har ansvaret för att hålla kontakten med de deltagare som är på länk. Men själva mötet sker i det fysiska rummet, och kanske går något förlorat till deltagarna på länk. Men att de är med på något sämre förutsättningar, är bättre än att de inte är med alls.

"Digifysiska" mötet

I ett "digifysiskt" möte är själva mötet i det digitala rummet. Alla har skärm, kamera och tillgång till chatten. Vi har blicken mot det gemensamma digitala mötet. Däremot så sitter många, kanske till och med majoriteten, tillsammans i ett fysiskt rum.
Vi har mötts fysiskt i hundratals år. Vi har mötts digitalt i ett par år. När vi finslipat det hybrida mötet, så kommer vi bli effektiva där också.

Möjliggöraren

Att vi kan använda det hybrida mötet är en stor möjligörare. Att kunna ta mötet där vi är. Istället för att avbryta semestern, ta mötet från sommarstugan eller husvagnen. Mötet tar inte längre än själva mötestiden och du kan få med alla du behöver. Men du – om du ska be någon avbryta semestern - fråga först, ha ett viktigt syfte och förklara varför. Att vara trevlig underlättar också!

Möten är vårt viktigaste arbetssätt. Låt det bli vårt mest effektiva och roliga arbetssätt också!

Författare:
Lena Lid Falkman, forskare
Tomas Falkman, förvaltningsledare, projektledare och IT expert

Detta inlägg är inlagt av: Lena Lid Falkman

Relaterade inlägg

Laddar inlägg