Projekt: SKB:s nya huvudkontor i Stockholm

Kort om Stockholms Kooperativa Bostadsförening (SKB)

SKB är en kooperativ hyresrättsförening som bygger, förvaltar och hyr ut lägenheter till sina medlemmar. Idag har man över 8 100 lägenheter i Stockholms stad och i fem kringliggande kommuner. Det gör SKB till den största privata hyresrättsaktören i Stockholm. Huvudkontoret ligger i Bromma.

Uppdraget: från klassiskt kontor, till hybridarbetsplats

När Ljusrum fick uppdraget att, som arkitekt, ljusdesigner och inredningsarkitekt, skapa SKB:s nya huvudkontor var de fysiska ytorna en viktig del. Man ville minska sin kostym och skapa yteffektiva, moderna utrymmen. Samtidigt var slutmålet att arbeta aktivitetsbaserat och att arbetsplatsens utformning skulle stötta detta.

Uppgiften blev att transformera ett klassiskt kontorskoncept på fyra våningar, med egna kontor och stora ytor, till en modern, social och aktivitetsbaserad arbetsplats i två plan. När lokalerna under sommaren 2021 stod klara efter 18 månader kunde vi sammanfatta och utvärdera den fysiska miljön. Men hur skulle det landa i organisationen när allt fler kom tillbaka från distansarbete under pandemin?

Medarbetarnas behov fick driva förändringen

För SKB var inte den fysiska omvandlingen den största utmaningen. Det var istället att forma en funktionell och attraktiv arbetsmiljö som, på mindre yta, skulle ge mervärden för medarbetarna. Man ville skapa en modern arbetsplats med goda förutsättningar för nya arbetssätt.

En inkluderande process

I ett större förändringsprojekt, som detta, är det viktigt att man inte bara börjar bygga om de fysiska lokalerna. Medarbetarna måste vara med på resan för att resultatet ska bli bra. Initialt fanns det till exempel viss tveksamhet hos medarbetarna att släppa sina egna rum för att arbeta i en mer flexibel, öppen miljö.

Då är det viktigt med en ärlig diskussion kring både för- och nackdelar samt hur förändringen är tänkt att förbättra och effektivisera arbetsdagen. För att involvera medarbetarna i processen tillsatte SKB en referensgrupp. Gruppen bestod av medarbetare och fick fullt mandat att driva förändringsarbetet och ta beslut inom projektets ramar.

Workshops och kartläggning av behov

Projektet inleddes med flera workshops tillsammans med medarbetarna, dels för att förbereda dem för förändringen av arbetssätt och dels för att kartlägga deras behov och önskemål. Ljusrum var med redan från start, tillsammans med Christel Sambor som ledde arbetet åt SKB.

I navet har trappans bröstningen utnyttjats för en lägre barsittning med växter och bordslampor skapar atmosfär men ger även ett tillskott av funktionsljus på borden.

Sittplatser på gradängen skapar rum för såväl samtal som egna tankar. Låga riktbara bordslampor drar ner skalan och skapar intimitet i det stora rummet.

Parallell process ledde till hybridkontor

Planlösning, ytskikt, inredning och belysning arbetades succesivt fram, parallellt med möten och workshops i referensgruppen. Samtidigt pågick pandemin vilket accentuerade behovet av både distansarbete och hybrida arbetssätt. Detta påverkade både planlösning och teknikbehov.

Även öppna ytor kan erbjuda platser för teamwork. Här spelar akustik en viktig roll för att kunna arbeta fokuserat, men även belysningen vilken är pendlad och skapar inte bara funktionsljus utan markerar även platsen visuellt.

I ytan med flexibla arbetsplatser skapas zoner med hjälp av halvtransparenta gardiner.

Även de mindre ytorna har gardiner för att enkelt kunna skapa zoner vid teamarbete. Små hubbar har placerats ut på olika ställen för att kunna ta ett samtal utan att behöva ett rum.

Löpande kommunikation viktig pusselbit

En förändringsprocess som sträcker sig över en längre period består av många beslut - stora som små. Över tid görs både ändringar och tillägg. För att inte tappa medarbetarnas engagemang och input är det viktigt att kommunicera löpande. SKB:s kommunikationsavdelning hade en mycket viktig roll att spela, särskilt då stora delar av projektet genomfördes när många medarbetare arbetade på distans under pandemin.

Trappan symbol för socialt och inkluderande

För att binda ihop de två planen och göra det enklare att träffa kollegor öppnades de två planen upp i entrén. Tidigare var det svårt att träffa sina kollegor i och med att man satt på olika våningsplan, nu blir detta en gemensam entré.

En central – och social - samlingspunkt

Med den nya trappan i blickfånget skapades en central samverkanszon i två plan med matsal, sociala ytor, postfack, egna skåp, kaffemaskiner och reception i samma öppna utrymme.

Pausytan har placerats i navet. Detta skapar en social mötesplats med olika typer av möblering och belysning för att möta olika behov, såsom lunch i mindre grupper men även större föredrag.

Återbruk och hållbarhet viktiga parametrar

En annan viktig aspekt var att genomföra förändringen på ett hållbart sätt. En del i det var att bland annat återanvända möbler och delvis klä om, istället för att köpa nytt. Utöver möbleringen ansvarade Ljusrum även för belysningslösningen. Genom att Ljusrum kom in tidigt i processen skapades goda förutsättningar för att återanvända existerande armaturer. Resultatet blev att stora delar av SKB:s befintliga miljöbelysning och pendelarmaturer kunde återbrukas i projektet.

På SKB har man valt att binda samman olika våningar i ett nav och nyttja dessa kommunikationsytor genom att erbjuda olika platser för kontaktmöjligheter. Pendelarmaturerna är återbrukade från det gamla kontoret och skapar en koppling mellan våningarna men även mellan det gamla och det nya kontoret.

Uppdatering av verkstad

SKB har även en verkstad i lokalerna, där driftstekniker och fastighetstekniker bland annat utför lagningar och reparationer. Som en del i projektet fräschades ytskikten upp för att skapa en modern finish i linje med de övriga lokalerna.

På SKB utgör verkstaden en viktig del av arbetsplatserna. Även denna har direkt anslutning till navet som mötesplats.

Så, hur blev resultatet?

Om det initialt fanns en oro över att släppa egna kontorsrum och gå över till en aktivitetsbaserad modell, så tog det inte lång tid innan oron vändes till möjligheter. Genom en inkluderande process där medarbetarna drev projektet framåt och påverkade varje del i utfallet kunde synpunkter och orosmoment fångas upp och bli viktig input i arbetet. Resultatet blev en öppen, flexibel och social arbetsplats med stor variation och dynamik.