Svensk Tågkraft om Koll 365 Ärendehantering

"Vi sparar flera moment i arbetet"

Scenario
Vi är fullserviceaktör inom lokuthyrning, reparationer och service. Vid en lokreparation kan det handla om väldigt många olika fel som ska åtgärdas. Vi arbetade helt pappersbaserat och funderade länge på att digitalisera, men var också rädda för att det skulle bli överväldigande och svårt att använda. Vi förlitar oss trots allt delvis på en generation som hade begränsad erfarenhet med digital orderhantering. Men efter att en ny kund önskat digitala laddfiler efter slutförda arbeten, började vi knackade in all data manuellt. Vi hade dålig överskådlighet och det var tidskrävande att deklarera tid och skapa fakturaunderlag.

Lösning
JSC presenterade sitt ärendehanteringsysstem Koll 365. Vi såg fördelen i att kunna skräddarsy det enligt vårt arbetssätt, vilket de löste. Vi arbetar i tre steg vid reparation av lok: vi hittar felet, vi åtgärdar det, och sedan bokför vi det i ett bibliotek, så vi får en spårbarhet för allt utfört arbete. Vi har också kunnat lägga in hela vårt reservdelslager in i det här systemet så det är sökbart med priser och artikelnummer. I och med att alla arbeten signeras får vi spårbarhet i antal timmar utförda per person, och i bakgrunden skapas ett fakturaunderlag.

Effekt
Möjligheten att följa upp alla projekt och arbeten har blivit mycket lättare och vi har fått en helt annan överskådlighet. Alla är väldigt positiva till att det är väldigt lätt att komma in i systemet, mycket tack vare att vi har fått vara med och säga vilka funktioner vi behöver. Vi sparar flera moment i arbetet, det är väldigt värdefullt.