Sparade inläggVirtuellt samarbete – och risken att förlora sikten
Det finns i dag en mängd verktyg för virtuell samarbete och ofta har dessa en mängd raffinerade funktioner. Men finns det några baksidor med sådana här verktyg? Vad händer exempelvis när människor på en arbetsplats använder digitala samarbetsverktyg på olika sätt?
Digitala verktyg för samarbete
Digitala verktyg för samarbete tvärsöver tid och rum är inget nytt – de har funnits länge nu, även innan pandemin. I vissa branscher har team arbetat virtuellt tillsammans i decennier. En skillnad nu är hastigheten med vilken nya verktyg utvecklas, implementeras och anammas i organisationer. I dag finns en mängd mjukvaror där kollegor kan kommunicera med varandra virtuellt i skrift, tal och bild. Där kan de dela information, material och tillsammans arbeta med detta, oavsett var de och kollegorna befinner sig. Det här är förstås fantastiskt. Eller…?
Skillnaden mellan verktygens möjligheter
Ofta när man ska välja ett digitalt verktyg för samarbete tittar man på de digitala verktygens funktioner och vilka möjligheter de därmed innebär för samarbete. Men detta räcker inte. I stället måste man titta på hur de digitala verktygen faktiskt används. Bara för att ett digitalt verktyg har en mängd funktioner betyder det inte att dessa används i praktiken. Hur många använder exempelvis alla funktioner som finns i programvaran Excel? Och hur många känner ens till alla möjligheter som deras mobiltelefoner har genom dess funktioner?
Användning i praktiken
Det är dessutom så att olika individer kan använda samma digitala verktyg på olika sätt. Detta har att göra med hur verktyget passar in i den specifika användarens övergripande sätt att arbeta och kommunicera. Vissa föredrar exempelvis att ringa, andra föredrar att skriva ett sms. Ytterligare andra använder föredrar Teams för att dela och arbeta med filer, andra föredrar google docs. Olika användare gör alltså olika överväganden för vilken slags kanal som är bäst lämpad för en viss slags kommunikation eller en viss slags aktivitet. Detta hänger inte bara ihop med de kommunikationsmönster eller arbetssätt man har på arbetet utan också med vilken digital teknik man använder privat, och hur.
Ett komplext sammanhang av många olika digitala tekniker
Hur digital teknik används för samarbete mellan kollegor på en arbetsplats behöver förstås i ett större perspektiv, där resultatet av samarbetet inte bara har att göra med den digitala tekniken i sig. Man behöver lyfta in och förstå individernas användning av den i förhållande till andra tekniker som individerna har och använder för andra, men liknande, aktiviteter. Men vad innebär det här då för samarbete i arbetssammanhanget?
Försämrad sikt
En risk som vi sett i vår forskning är att man med införandet av ny digital teknik för kommunikation och informationshantering riskerar att försämra möjligheterna till god kommunikation och informationsarbete, snarare än tvärtom. Några anammar kanske den nya tekniken snabbt och införlivar den i sina befintliga praktiker och andra gör det inte. Resultatet blir att kommunikations- och informationsflödena i gruppen inte flyter på på det smidiga sätt som säkert var avsikten när tekniken köptes in. Risken är därmed stor att den så kallade ’siktlinjen’ i gruppen försämras, dvs den (imaginära) linje som behöver finnas i en grupp, där alla ’ser’ det som rör gruppen och gruppens arbete och som de behöver för att kunna utföra sitt arbete på bästa sätt.
Lösningen?
Vad är lösningen då? Ska man inte införa ny teknik alls? Nja, riktigt så drastiska slutsatser behöver man inte ta, menar vi. Ny teknik kan vara toppen. Men i övervägandena om vilken teknik man ska satsa på för förbättrad kommunikation och informationshantering behöver man kartlägga hur behoven ser ut. Man behöver involvera dem som berörs, och man behöver förstå hur de använder annan teknik för liknande, om inte samma, arbetsuppgifter eller aktiviteter.
