Vad kostar dåliga möten? - Energi och pengar!

Attraktiv arbetsgivare med mediokra möten?

Varje år tillbringar svenska tjänstehen tid i ineffektiva möten till en kostnad av 170 miljarder kronor. Det motsvarar runt 4% av Sveriges BNP. I snitt tillbringar medarbetare 30% av sin tid i möten. Chefer och ledare 50-80% av sin tid i möten. Trots det har alltför många organisationer av någon anledning en kultur där det är accepterat att hålla oplanerade möten där det skjuts vilt från höften.

Vi vill påstå att lönekostnaden inte är den största kostnaden. Utan den där medarbetare inte känner motivation och engagemang. För hur ska vi kunna bli en attraktiv arbetsgivare med mediokra möten? Eller en livskraftig organisation utan en god intern kommunikation?

Vi behöver ändra våra arbetssätt

Det räcker inte att ta in en motivations- eller engagemangsföreläsare om vi saknar motivation och engagemang. Eller en stressföreläsare om vi är stressade. Vi behöver ändra våra arbetssätt. Möten är ett arbetssätt för att nå vår verksamhets- eller affärsplan samt stärka vår företagskultur.

Nedan delar vi med oss hur du/ni kan skapa en hållbar möteskultur samt dess goda effekter.
I filmen finns ännu mer mötesfakta.

Ägandeskap och kartläggning

Börja med att tydliggöra ägandeskapet för er möteskultur. Detta kan såklart se olika ut beroende på storlek på organisation. I medlestora eller stora och mötesintensiva organsiationer är vår starka rekommendation att ledningsgruppen är ansvarig. Om inte ledningen är engagerad och visar att detta är viktigt så kommer sannolikt många andra inte prioritera mötenas förbättring. Att möten sker tvärfuntionellt i verksamheter är ytterligare en anledning till att Möteskulturen är en ledninsgstrategisk fråga och ansvar. För att få kraft och för att skapa en hållbar möteskultur krävs mandat och samsyn.

När ägandeskapet är tydligt så kartlägg och inventera vilka möten som äger rum i din organisation/avdelning/enhet. Då har du/ni ett nuläge att utgå från.

Beteende och kultur i våra möten

Alla har vi våra egna "självklarheter" om vad som är viktigt i möten. Det innebär ofta att vi stör oss på varandra om ex. kameran ska vara på eller ej, varför får vi ingen agenda i tid och möten som inte varken börjar eller slutar i tid. Att ta fram spelregler eller riktlinjer för era möten kan dels tydliggöra hur ni tänker kring vilket ansvar man har som mötesledare och mötesdeltagare före, under och efter mötet. Detta skapar en tydlighet, och något ni kan enas och förhålla er till.

Era värderingar i möten?

Möten är kulturbärande, därför är det viktigt att vi ser till att våra möten blir positiva kulturbärare så när ni tar fram era spelregler fråga er själva vad era värderingar innebär när det kommer till era möten. Det ledarskap ni vill ha, ex. tillitsbaserat ledarskap och vad det innebär kopplat till era möten.

Vad kopplar vi INTE till ett bra möte?

Vi har ställt frågan de senaste två åren till över 13.000 personer när ett möte blir bra, varför blir det bra? En massa olika delar och detaljer har kommit som svar. Det vi aldrig dock sett är någon sagt eller skrivit; information, avstämning, avrapportering eller monolger. Det vill säga det är inget vi kopplar ihop med bra möten. För att kunna använda möten till vad det är bäst lämpat för så behöver vi använda andra kommunikationskanaler till vad dessa lämpas bäst för.

Kommunikationsstruktur ett måste!

Samla din avdelning/enhet eller organisation och ta fram vilka era behov är av kommunikation/information. (både ur medarbetarperspektiv och arbetsgivarperspektiv). Bestäm vilka kanaler ni vill använda till vad. Ex. Teams-kanaler är ypperliga att använda till att följa projekt. Vad använder vi mejlen till? Intranät/medarbetarportal etc. Poängen är ni enas kring vilka kanaler ni använder till vad och att alla är med på "tåget". Förtydliga även ett syfte och mål med att ni väljer respektive kanal, kanske även tydliggöra frekvens på uppdateringar. Detta kommer garanterat hjälpa er spara mötestid.

Tydlig koppling

Om ni redan har kartlägt och inventerat era möten, säkerställ att era möten har en tydlig koppling till er verksamhetsplan/affärsplan. Möten har två syften, att hjälpa er i ert operativa arbete eller säkerställa att ni når era mål och strategier. När ni har alla era möten dokumenterade kan ni själva lätt räkna ut vad ni investerar i mötestid.

En tydlig mötesstruktur med syfte och mål.

Säkerställ att ALLA era möten har ett tydligt syfte och mål. Underskatta inte kraften i syfte när det kommer till att vi alla känner lust mening och delaktighet. Att ha tydliga mål på våra möten gör att vi faktiska att vi kan mäta effekten på varje möte. Ta ställning till vilka som kan bidra och bör delta på mötet utifrån syfte och mål. Skall mötet vara fysiskt eller digitalt/hybrid? Låt syftet med mötet vägleda er. Tydliggör tid och frekvens på möten och våga utmana er själv med kvartar för att skapa ställtid. En tydlig mötesstruktur kommer också garanterat hjälpa er spara mötestid.

Kompetensplan-Kompetensutveckling

För att få en hållbar möteskultur behöver den implementeras i de befintliga strukturerna som introduktioner, medarbetarsamtal, medarbetarundersökningar och i en kompetensplan. Först då blir den hållbar.

Större organisationer har oftast egna ledarskapsutbildningar, men sällan finns möteskultur med trots att den största delen av en ledares vardag består av möten. Lägg in kompetens kring möten i utbildningen! När nya medarbetare "onboardas" och går på introduktion, se till att prata om vad som gäller på era möten och vad som förväntas av dem. Prata med både chefer och medarbetare i one to one samtalen om hur de tycker mötena är. Ställ ett par frågor om de interna mötena medarbetarundersökningarna. Ställ frågan om era mötesledare behöver mer kunskap för att leda fysiska, digital eller hybrida möten. På så sätt kommer ni enkelt att kunna arbeta med ständiga förbättringar inom er möteskultur.

Lyssna också på Sveriges radio program:
Vi lägger mer tid på möten – färre pauser efter pandemin där Micke Darmell delar med sig av viktig kunskap.