Ska ni bli en hybrid arbetsplats? Tips, råd och exempel!

Men först, kommer du ihåg hur det var innan corona?

För det första var många ovana vid digitala möten. Företag hade ofta utvalda rum som var särskilt utrustade för digitala möten.

”Vi möts i videokonferensen” sade man med existentiellt darr på rösten.

Och, även om någon kanske hade vågat sig ut på Skype, var ofta videokonferenser reserverat för ledningsgruppen. Dessutom var tekniken låst till en viss lösning. Det förekom inga diskussioner om man skulle använda Zoom, Teams eller Meet.

Snabbspola till hösten 2021.

Plötsligt har alla tillgång till digitala möten. Alla kan klicka igång ett videomöte. Alla typer av möten är digitala. Alla har vant sig vid hyfsad ljud- och bildkvalitet. Alla har sin invanda hemarbetsplats. Och många av oss har dessutom blivit vana vid sina egna headsets, kameror och övriga videomötes-gadgets.

Och nu ska vi tillbaka till kontoret.

Med utrustning och mötesrum som i bästa fall blivit städade under corona, knappast uppdaterade. Därför har nog många en bit kvar till att bli en hybrid arbetsplats.

Så hur anpassar vi våra möten och mötesrum för att kunna införa hybrida arbetssätt och arbeta mer effektivt?

It begins with a plan.

En bra början är att kartlägga företagets olika mötestyper och se hur väl nuvarande teknik och lokaler möter upp en behoven hos en hybrid arbetsplats.

1. Kartlägg och lista vilken typ av möten ni har
Ledningsgruppsmöten, workshops, projektmöten, kundmöten, presentationer, stand-ups, korta avstämningar, styrelsemöten, kreativa möten eller ekonomiska uppföljningar? Ni har säkert en mängd olika typer av möten. Börja därför med att mappa upp de olika mötestyper ni genomför idag och vilka ni tror blir viktiga under den närmsta tiden.

2. Notera vilka möten som fungerar digitalt
Avstämningar, presentationer och möten i mindre grupper fungerar jättebra digitalt. En kreativ workshop med Post-It-lappar, White board och mycket interaktion gör sig såklart bäst fysiskt (än så länge). Gör en lista över vilka av era möten som passar för digitala möten och vilka som passar bäst fysiskt. För även om det finns tekniska lösningar för ”lean möten” och digitala whiteboards, sätter ofta arbetssättet gränserna för att sköta dessa digitalt. Gör en lista över vilka av era möten som passar för digitala möten och vilka som passar bäst fysiskt.

3. Lista vilka mötesrum som passar för respektive mötestyp
Olika typer av möten ställer såklart olika krav på mötesrummens utformning, storlek och utrustning. För att hitta potentiella luckor i era nuvarande mötesrum, notera vilka mötesrum som lämpar sig bäst för era olika möten – både fysiska och på digitala.


4. Ta reda på om mötesrummen matchar era behov som hybrid arbetsplats
Om du märker att ni saknar mötesrum för ett eller flera av era mötesbehov, notera vad som saknas. Fråga dig helt enkelt vad du ska göra i rummen och vad ni behöver ändra. Om du vill få lite input på detta kan du läsa vår guide om olika rumstyper.

• Behöver ni fler rum?
• Vilka rum kan uppdateras med ny teknik, möbler och övrig utrustning för att de ska uppfylla era behov?
• Finns det teknik för distansmöten i alla konferensrum, oavsett storlek? Du kanske inte kan lyxutrusta alla rum, men det måste gå att hålla digitala möten i varje rum.

Okej. På ovanstående sätt får ni en strukturerad överblick över de krav och behov som ställs på er som arbetsplats när era medarbetare arbetar både på distans och i era lokaler. Men för att arbeta som en hybrid arbetsplats krävs mer än att uppfylla tekniska och rumsliga behov.

Era mötesrum måste användas och underlätta hybrida arbetssätt.

Mötesrummen ska dessutom vara enkla att använda och ha samma egenskaper oavsett var era medarbetare befinner sig. Därför har vi tagit fram fem frågor som är bra att tänka på för att ert hybrida arbetssätt ska landa väl i er organisation och hjälpa era medarbetare.

1. Är det enkelt att använda mötesrummen?
Först och främst är det viktigt att mötesrummen är enkla att använda – och att de har samma användargränssnitt oavsett var man befinner sig. Det ska dessutom vara enkelt att både boka rum och sätta igång utrustningen. Om du vill lära dig mer om hur du gör detta, kan du läsa vår guide om användarupplevelse i mötesrum här. De som deltar på distans ska enkelt kunna delta på samma premisser som de som är med på plats i mötesrummet.

Tänk dock på att det inte fungerar med ”one size fits all”. För även om det ska vara enkelt för alla att använda standardfunktioner som videomöten eller presentationsläge, är det okej att vissa rum har mer avancerade lösningar som inte kan användas av alla användare.

Vissa rum bör till exempel vara specifikt utformade för videokonferenser och utbildningar. Riktiga videokonferenser behöver till exempel vara möblerade för ändamålet och kameran bör monteras så att konferensdeltagaren får känslan av att sitta på andra sidan bordet. I ett utbildningsrum måste fokus vara på den som presenterar och det hen presenterar.


2. Får alla medarbetare samma förutsättningar, oavsett var man befinner sig?
Vi har märkt att de som lyckas med sitt hybrida arbetssätt är de som ger likvärdiga villkor i hela organisationen. Det ska vara lika enkelt – och se lika bra ut – att delta i videomöten oavsett om man befinner sig på huvudkontoret eller på ett lokalkontor. Så se till att alltifrån kameror, belysning, möblering, uppkoppling och mikrofoner är likvärdiga i hela organisationen. Och – inte minst - i hemmakontoren.

3. Har ni en tydlig policy för distansarbete och hybridarbete?
Vilka regler gäller för distansarbete och när förväntas medarbetaren delta fysiskt? En tydlig policy för distans- och hybridarbete beskriver när man bör eller får arbeta på distans, vilka krav ni som arbetsgivare har på tillgänglighet, hur en distansarbetsplats ska utformas och vem som betalar för vad, samt vilka möten som passar bäst att ha på arbetsplatsen eller på distans. Ju tydligare policy, desto mindre risk för missförstånd och stress.

4. Ger ni tydliga instruktioner i mötesinbjudningar?
Även om en policy för hybridarbete är viktig, så är policyn aldrig bättre än sitt genomförande. Det är lätt att glömma detaljer. Använd därför mötesinbjudningarna för att kommunicera policyn:

• Beskriv förväntningar kring deltagande (fysiskt eller digitalt)
• Berätta om vilka regler och förutsättningar som gäller
• Berätta vad mötesdeltagaren kan göra på distans, och vad man bara kan göra på plats. Berätta om det finns några hinder med det ena eller det andra.
• Gör alltid mötet till ett digitalt möte som standard
• Tydliggör om det finns för- eller nackdelar med att vara på plats eller att vara med digitalt. Du kanske till exempel bjuder på lunch för de som är med fysiskt?


5. Se till att mötesrum och teknik är driftsäkra

Med många rum – som används back to back - är det viktigt att minimera krångel och nedtid. Då är det viktigt att du kan övervaka mötesrummen och snabbt få support om det uppstår problem. Alltfler går därför från reaktiv till proaktiv övervakning. Detta kan man sköta själv med ett smart system och intern servicepersonal eller på distans med hjälp av fjärrsupport. För tips på detta, kan du läsa vår guide för optimering av mötesrum här..

Hoppas att detta gav dig idéer och tips som gör er övergång till en hybrid arbetsplats enklare och smidigare - lycka till!

Författare: Informationsteknik