Kognitiv ergonomi för hjärnhälsa

Begreppet ergonomi känner de flesta till. Många relaterar det till höj- och sänkbara skrivbord och att kunna ställa in stolen i korrekt position.

Ergonomi enligt Arbetsmiljöverket innebär att anpassa arbetet till människan för att förebygga risker för ohälsa och olycksfall. Sjukskrivningar p.g.a. psykisk ohälsa och stressrelaterade besvär har sprungit ifrån kroppslig ohälsa i Försäkringskassans statistik. Idag är ca hälften av alla sjukskrivningar av psykiatrisk karaktär (och mörkertalet är stort).

Ergonomi innefattar alltså även anpassningar av arbetsmiljön så att vår hjärna inte tar skada.

Läs mer om synergonomi

Läs mer om hjärnsmarta anpassningar av den fysiska arbetsmiljön.

Vad är kognitiv ergonomi eller hjärnergonomi?

Kognition är de grundläggande psykologiska funktionerna vi har som minne, beslutsfattande, tankar, känslor, uppmärksamhet och hur vi uppfattar saker.

Kognitiv ergonomi eller hjärnergonomi blir viktigare ju större del av vår arbetsdag som består av arbete där vi tänker, analyserar, planerar och fattar beslut. Framför allt i det vi kallar kunskapsarbete. (I Finland kallas det passande nog för hjärnarbete eller hjärnjobb). Att arbeta på ett kognitivt ergonomiskt sätt gör att vi kan tänka klarare, fatta bättre beslut och vara piggare när vi kommer hem från jobbet.

Motsatsen kan leda till att vi mår dåligt, presterar sämre eller i värsta fall leder det till sjukskrivning för psykisk ohälsa.

Kognitiv ergonomi fokuserar på vilka krav arbetsuppgifterna ställer på bland annat minne, inlärning och beslutsfattande i förhållande till medarbetarens förmågor. Metoder för hur vi lägger upp vår arbetsdag för att undvika risker för vår mentala hälsa.

Även den organisatoriska miljön i företaget har påverkan på vår kognitiva belastning. T.ex. kulturen kring beslut, tillgänglighet och tydlighet.

Små och stora beslut drar energi från hjärnan

Beslut är en av de funktionerna som kräver mest energi av hjärnan.

Allt vi gör som leder till ett beslut drar alltså mycket energi.

Beslut kräver att vi:

1. Mentalt plockar fram två eller fler alternativa scenarios ur vår minnesbank,
2. håller dessa samtidigt i arbetsminnet tillräckligt länge för att
3. kunna göra jämförelser mellan dem,
4. använda vår fantasi för att
5. föreställa oss kortsiktiga och långsiktiga konsekvenser i framtiden
6. för att därefter jämföra utfall och resultat och
7. till sist fatta vårt beslut.

Ju längre tid vi drar ut på ett beslut, desto högre belastning på hjärnan.

Beslut som rör situationer som vi inte tidigare har erfarenhet av drar mer energi av oss än de beslut som vi fattar dagligen och mer eller mindre fattar på autopilot. Med tanke på att vår hjärna drar ca 20% av vår energi så är det lätt att förstå att om vi underlättar beslutsfattandet blir det mindre belastande för oss.

Vi fattar tusentals beslut varje dag. Varje gång du får en sinnesförnimmelse registrerar din hjärna den, skannar av och fattar beslut enligt ett mönster som skulle kunna vara: Är något jag känner igen? Skulle jag kunna agera på det? Bör jag agera på det? Exempel på en sinnesförnimmele kan vara synen av personer som går förbi din arbetsplats, en mail-pling eller att din mage kurrar.

Ett sätt att minska på den kognitiva belastningen är alltså att minska på antalet beslut du behöver fatta varje dag. Steve Jobs förenklade exempelvis sin beslutsprocess på morgonen genom att ha samma polotröja på sig varje dag. Att göra rutin av något är ett sätt att underlätta för hjärnan.

Läs mer i "Hjärnan på jobbet" av David Rock.

Notifikationer är designade för att störa och distrahera

Ett annat väldigt enkelt och snabbt sätt att avlasta hjärnan är att minska på notiser när du inte behöver dem. Notifikationer är avsiktligt designade för att störa dig. Det är alltså inte konstigt om du ”bara känner dig tvungen” att titta på det där mailet eller chattmeddelandet. Stäng av ljudet eller använd stör ej-funktionerna på din mobil och dator när du behöver fokusera på viktiga arbetsuppgifter som kräver koncentration.

Ett annat sätt att minska på distraktioner är att sätta dig i den avskärmade delen på kontoret eller hemarbetsplatsen. Finns ingen sådan kan du använda brusreducerande glasögon eller hörlurar för att få så få sinnesförnimmelser som möjligt när du vill fokusera.

Tydlighet i organisationen ger bättre kognitiv ergonomi

Att det finns en tydlighet i organisationen och arbetsuppgifterna är också viktigt för att avlasta hjärnan.

Välkända processer, rätt sak på rätt plats, en tydlighet kring arbetstider, när kollegor är tillgängliga och vilka signaler som ska gälla för att en kollega är upptagen. Alla dessa små, kan tyckas, obetydliga rutiner gör att färre beslut behöver fattas för individen och belastar alltså hjärnan mindre. Tydligheten gäller även arbetsuppgifter, vem gör vad och när en arbetsuppgift anses vara färdig.

Börja med att fundera på hur du fungerar bäst själv, d.v.s. vad som är tydligt och underlättar för dig. Utöka sedan i organisationen genom att diskutera i gruppen hur ni kan vara tydliga mot varandra.

Underlätta hjärnergonomin för nyanställda med tydlig onboarding-process

Som nyanställd är det mycket att ta in och lära sig. Det är ofta roligt att lära sig nytt, men det drar mycket mental kraft och energi.

En mentor som kan svara på små (och stora) frågor kring kultur och organisation på företaget hjälper de nyanställda då de slipper fundera ut detta själva. Var tydlig med hur självständiga de behöver vara och hur och vem de kan fråga. Andra saker som hjälper nyanställda är att tidigt visa dem var de kan hitta information, organisationsscheman, dokumentation och policys.

Kognitiv ergonomi är individuell

One size does not fit all. Vi har alla olika förutsättningar med oss och behöver olika mycket struktur. Vissa kanske till och med behöver mer stimulans runt sig för att kunna koncentrera sig.

Faktorer som sömn, biologi, privatliv eller konflikter på jobbet påverkar hur mycket kognitiv belastning som vi klarar av. Tänk på att det både varierar mellan individer och för samma individ från dag till dag.

Medarbetare kan vara olika lättdistraherade eller intryckskänsliga av andra anledningar som betyder att arbetsplatsen behöver anpassas ytterligare för att minska på den kognitiva belastningen. T.ex. vid adhd, autism, efter utmattningssyndrom, stroke eller post-covid. Även personer som är högkänsliga (HSP) kan gynnas mycket av att företaget tänker på den kognitiva ergnonomin.

Obs! Det som är bra anpassningar för personer med diagnoser eller kognitiva nedsättningar är ofta bra för alla. Företaget har allt att vinna på att jobba med insatser för hjärnergonomi.

Läs mer här om anpassningar relaterad till kognitiv ergonomi:

Anpassningar relaterad till kognitiv ergonomi

Kognitiv ergonomi vid utmattningssyndrom

Författare: Thorunn Widö