Här är de nya rumstyperna för era digitala möten.

Följ med oss på en framtidsspaning, där vi delar med oss av våra tankar kring dagens mötesrum och vilka nya rumstyper som står runt hörnet. Vi bjuder också på ett par tips på hur ni kan hitta nya spännande mötesplatser på ert kontor.

Förhoppningsvis får du med dig ett par goda tips på hur du och dina kollegor kan skapa nya kreativa mötesplatser, redan idag. Utan att bygga om, riva och renovera.

Så, vad är ett (mötes)rum?

Innan Covid-19 hade kanske många svarat att ett mötesrum, det finns i storlekarna small, medium och large. Och man bokar det enklast i Outlook. Särskilt på storföretagen. Ett rum definierades, främst, utifrån hur många mötesdeltagare som fick plats i rummet.


Ett helt okej svar såklart.


Och det har sina poänger.


Men finns det utrymme att utveckla det vidare?


Absolut.

Nya rumstyper, för nya behov

Med dagens nya arbetssätt och ökade fokus på distansarbete räcker våra nuvarande rumstyper inte riktigt till. Coronapandemin drev det till sin spets.

Det finns också undersökningar som visar att unga väljer arbetssätt, moderna verktyg och flexibla timmar framför lön när man väljer arbetsgivare. Där har möteskultur och mötesrum en viktig roll att spela. Utöver det har utvecklingen av aktivitetsbaserade arbetsplatser lett till ett ökat behov av att kunna arbeta ostört.

Sammantaget finns det alltså goda skäl till att ta företagets mötesrum på allvar. Hitta nya rumstyper. Ta fram kreativa lösningar för att kunna möta morgondagens behov av mötesplatser.

Men var ska man börja?

För att få igång de kreativa juicerna kan det vara en bra start att tänka lite friare när man definierar begreppet ”rum”. I sin vidaste bemärkelse är ett rum ett utrymme i tre dimensioner. Det kan alltså, i teorin, uppstå var som helst. Vi bestämmer själva var och hur.

Börja med att hitta de platser där medarbetarna vill mötas och förstå deras behov. Resten är en teknisk fråga. Och idag är tekniken både mogen och billig nog för att göra även små, oväntade rum och utrymmen till fulländade mötesrum.

Här kommer ett par exempel:

"Snacka vid kaffeautomaten-rummet"

Tänk tillbaka på november 2019.

När du sprang in i kollegan vid kaffeautomaten, stämde av lite snabbt och fick en liten uppdatering. Kaffehörnan blev ett mötesrum. Nu jobbar ni plötsligt varannan vecka hemma och är i ständig osynk.

Så hur skall ni ses om du inte vill fika offentligt i kontorslandskapet, framför din dator?

Då behövs ett telefonbås, ringrum eller ett tyst rum. Ja, oavsett vad du kallar det för, är det ett rum där du snabbt kan ta den där fikan, eller avstämningen, med kollegan som jobbar på distans. Utan att behöva boka eller störa kollegorna.

Rummet kan enkelt skapas i alltifrån en sittgrupp till ett oanvänt förråd, eller en mobil pod.

Vilken utrustning behövs i rummet?
Det enklaste är att skapa ett rum där du kan ha distansmöten med video utan att behöva ta med din dator. Hur det går till?

Cisco har gjort det länge för videomöten. Nu har också Microsoft ett antal spännande Teams-certifierade bordsenheter som gör att du enkelt kopplar upp dig till videomöten med en knapptryckning utan att ha med dig din dator.

"Bort från surret-rummet"

Telefonsamtal. Surr från datorer. Dörrar som öppnas och stängs. Kollegor som går förbi. Ett kontorslandskap är, på gott och ont, fullt av ljud och rörelse. Småsaker stör lätt koncentrationen, även i dessa tider när kontoret är halvfullt.

Då kan ett fokusrum vara en bra lösning.

Även detta bör vara ett rum som du snabbt kan hoppa in i utan förbokning. I rummet finns en större skärm och en videolimpa som gör att du enkelt kan ha videomöten med din dator som motor. Rummet är stort nog för att kunna ta med ett par, tre kollegor in.

Ett företag som jobbar med den här typen av mötesrum, som också kallas "huddle rooms", är Google. Rummen går inte att boka och tar max fyra personer. Dessutom ser alla rum likadana ut och man tar helt enkelt det närmaste som är ledigt.

Utformningen och reglerna (eller bristen på regler) kring rummen gör att det blir enkelt och smidigt att få en stunds fokus.

"Idéer på språng-rummet"

Detta är ett rum i ordets vidaste bemärkelse. Det är ett utrymme i tre dimensioner, men inte mycket mer. Rummet är helt enkelt utrymmet mellan dig och din kollega – kombinerat med smart teknik. Det är därför helt mobilt.

Låt oss säga att du möter din kollega vid kaffemaskinen (äntligen!). Självklart börjar idéerna spira. Ni vill genast rita upp era idéer för varandra.

Längre bort i korridoren, eller i det öppna landskapet, finns en digital whiteboard som även fungerar med din favoritmötestjänst. Perfekt!

Ni behöver inte ha med era egna datorer och det går lätt att spara era idéer, så att ni kan dela och samarbeta kring dem vid ett senare tillfälle.

Den digitala skrivtavlan har inbyggd kamera, mick och högtalare så att fler kan bjudas in i diskussionen. Dessutom är den höj- och sänkbar och står på rullstativ så att den även kan användas i fokusrummet, eller i något annat konferensrum.

Men vilka är de bästa mötesrummen?

Svaret är, att det ofta är de ni redan har, men har glömt bort. Så...

Återupptäck postrummet
I många fall är post- och kopieringsrummet överdimensionerat i storlek. I och med att det ofta saknar fönster är det dessutom ofta ganska outnyttjat – och kanske lite styvmoderligt behandlat.

Men även om det inte är ett idealiskt kontor, är ett rum utan fönster som ligger lite åtskilt från övriga kontorsytor, perfekt som studio. Med enkla medel skulle det kunna bli er alldeles egen studio för era webinars och instruktionsvideor.

Utnyttja lunchrummet
Lunchrummet, eller fikaloungen, blir med rätt teknik en fantastisk distansutbildningslokal.

- Montera en eller fler kameror för att kunna fånga både utbildaren och deltagarna på plats
- Se till att ljudet blir flexibelt med hjälp av takmikrofoner och högtalare
- Installera en stor skärm som kan användas som digital anslagstavla till vardags och som videomötes- och presentationsskärm vid distansutbildning. Klart!

Och resan har bara börjat!

Sammanfattningsvis hoppas jag att du har fått med dig ett par nya idéer för vilka nya typ av rum för digitala möten ni kan behöva och hur ni kan nyttja era lokaler ännu bättre. Och, glöm inte, hur vi möts utvecklas hela tiden!

Författare: Marcus Boij - Informationsteknik