Checklista: att beställa mötesteknik [13 tips]

Vad ska man tänka på när man beställer teknik och utrustning till ett mötesrum? Vilka vanliga misstag kan man undvika och hur blir man en bättre kravställare gentemot leverantörer av mötesutrustning? I det här inlägget har vi sammanställt 13 handfasta tips och råd för att beställa mötesteknik som uppfyller företagets och medarbetarnas behov.

Spara

Först: varför behövs en guide för att beställa mötesteknik?

Idag är möten en naturlig del av våra arbetsdagar. Teknik är såklart en viktig del för att få dem att fungera. Samtidigt är teknik bara en del i att utforma användarvänliga mötesrum. Brukar det falla i ditt knä? Då vet du vad vi menar.

Det kan dessutom vara lätt att fastna i tekniska specifikationer, eller häftiga tekniska lösningar. Men att mötas handlar ju inte om teknik. Det är bara en möjliggörare, av många.

Därför har vi tagit ett helhetsgrepp som omfattar både mjuka och hårda aspekter. Nedan kan du ta del av vår guide, eller checklista, med de viktigaste punkterna som du bör tänka på när du beställer teknik till företagets mötesrum.

1. Hur ser behovet ut hos medarbetarna?

Vårt första – och kanske viktigaste - tips är att börja med att förstå behovet hos era medarbetare. Vilken typ av möten ska hållas i rummen? Vilka personer ska delta och vad behöver de för att tekniken ska stötta dem bästa sätt?

Börja med att ta fram ett best case scenario. Hur skulle rummet se ut om alla medarbetares skiftande behov kunde täckas? Dröm stort, och plocka sedan bort funktioner så att ni får ett rum som möter budget och samtidigt ger en god användarupplevelse.

2. Ta med tekniken tidigt i planeringen

Mötestekniken är lika viktig som möbler och belysning. Vårt andra tips är därför att redan tidigt planera vilken teknik som behövs. Börja planera mötestekniken samtidigt som ni börjar planera att bygga om eller bygga nytt. Och tänk på att för användaren är det inte en teknisk lösning, det är en upplevelse.

3. Fundera på hur tekniska lösning kommunicerar med andra plattformar

Idag finns det en mängd olika plattformar för digitala möten. Microsoft Teams. Google Meet. Zoom.

Därför bör ni tänka igenom hur er lösning kommunicerar man med andra plattformar - hur skall dessa olika konferensrum mötas på ett smidigt sätt?

4. Bygg in distansmöten i rummen, redan från start

Idag måste alla mötesrum kunna ha med mötesdeltagare på distans. Utrusta därför alla mötesrum med bra talljud och stöd för bra videomöten. Enklare webbkameror och inbyggda mikrofoner räcker oftast inte till för en bra användarupplevelse.

5. Ta med smittspridning i ekvationen

Smittspridning har kanske aldrig varit mer aktuellt än nu. Vi tror att det kommer att vara en faktor även efter den akuta fasen av pandemin. Så ha med smittspridning som en aspekt när du skapar mötesrum. Undvik till exempel fjärrkontroller med knappar.

Med enkel automation kan ni få rummet att starta och stänga av sig utan knapptryckningar. Tänk också på att tekniken som installeras enkelt skall kunna rengöras med ytdesinfektion.

6. Ha fokus på användarupplevelsen

”Ja, då ska vi se om vi har tekniken med oss…”

Hur många gånger har man inte hört detta innan ett möte startar?

Och tyvärr är svaret oftast nej, vi hade inte tekniken med oss. Idag heller.

Ett sätt att undvika detta är att planera användarupplevelsen väl. Hur vill vi att tekniken ska fungera för användaren? Hur kan vi förenkla och minska antalet moment?

Om man har många mötesrum bör man ha som mål att alla har samma grundfunktioner. Att visa sin presentation skall, till exempel, kunna göras på exakt samma sätt i alla rum.

Det gör att medarbetarna känner igen sig och kan starta upp sina möten utan att fundera på om de ”har tekniken med sig”.

En annan viktig del är att ta reda på vilken upplevelse mötesdeltagarna förväntar sig. Vilka krav på ljud och bild har de på mötet?

Räcker det till exempel att få en överblicksbild av deltagarna runt bordet, eller ska kameran kunna zooma in på den som talar?

7. Håll det snyggt och stilrent

Det ska kännas proffsigt och trevligt att mötas. Tyvärr är sladdhärvor och adaptrar en alltför vanlig syn, vilket lätt drar ner intrycket.

Se därför till att satsa lite på att få till en snygg installation. Att dölja kablar och tekniklösningar är en viktig, men ofta förbisedd, del i det.

Vårt råd är att ta in en systemdesigner som kan AV-teknik, redan tidigt i processen. Att skapa en ren och enkel miljö kräver nämligen planering av kanalisation, el, nätverk och inbyggnad. Då behövs erfarenhet och kunskap.

8. Shoppa inte lösa produkter online

Säkra upp teknik, driftsäkerhet och support genom att undvika lösa komponenter från närmaste webshop.

Köp istället en systemlösning från en erfaren leverantör med support. Då får du en lösning som fungerar likadant i varje rum, och som garanterar hög driftsäkerhet.

Se också till att er leverantör av mötesteknik har på platsen-garanti. Det gör att ni får ersättningsprodukter direkt om något händer, så att ni kan säkerställa att era mötesrum alltid är tillgängliga.

Utöver det är det viktigt att säkerställa att de produkter ni använder är certifierade (av exempelvis Google, Apple eller Microsoft) så att hårdvaran fungerar även om de gör uppdateringar av sina tjänster.

9. Säkerställ god läsbarhet

Att behöva kisa för att se vad som står på skärmen är tröttsamt. Man tappar lätt fokus. Därför är läsbarheten viktig på presentationerna.

Det finns en standard för detta (INFOCOMM V202.01:2016). Använd en leverantör som kan räkna på detta. En tumregel som man kan hålla sig till är att personer aldrig bör befinna sig längre bort än sex gånger bildhöjden vid en skärmupplösning på 1920x1080 (HD).

10. Se till att ljud och akustik är bra

Akustik är svårt. Men viktigt. Med bara glasväggar och en liten billig högtalare kommer talljudet inte bli bra.

Så tänk på akustiken och undvik för många stora hårda ytor. Ta sedan hjälp av en leverantör som kan designa ett bra talljud.

11. Gör mötesrummen bokningsbara

Se till att era mötesrum är bokningsbara, så att de används på rätt sätt och att ni kan få data på hur de används. Då har ni bra underlag nästa gång ni skall bygga om eller göra förändringar.

12. Säkerställ att mötestekniken fungerar med medarbetarnas datorer

Användarnas datorer måste fungera bra med mötestekniken. Så gör en Proof-Of-Concept (POC) tidigt i processen för att säkerställa att lösningarna fungerar med de enheter era anställda använder.

Glöm inte att involvera IT-avdelningen tidigt så att de förstår mötesrummens tänkta funktion och tar ansvar för sina delar i projektet.

13. Övervaka mötesrummen

Om du har många mötesrum så bör de övervakas, så att du får kontroll på att de fungerar och att er leverantör kan ge fjärrsupport om något problem uppstår.


Slutligen.
Det viktigaste när ni skapar mötesrum är såklart att de blir använda, och att de blir använda på ett sätt som ger värde för företaget. Det blir de bara om medarbetarna trivs i dem. Då räcker det inte att hitta en bra teknisk lösning.

Istället handlar det om att skapa en användarvänlig, smidig lösning där alltifrån ljud, ljus, bild, akustik, materialval, installation och övrig teknik samspelar och underlättar företagets olika möten.

Lycka till när du planerar era mötesrum framöver!

Relaterade inlägg

Laddar inlägg