Sparade inlägg
Sparade evenemang
Sparade leverantörer
Sparade podcasts
Sparade videos
Sparade inlägg
Sparade evenemang
Sparade leverantörer
Sparade podcasts
Sparade videosHur du utformar ett Aktivitetsbaserat kontor
Att utforma ett Aktivitetsbaserat kontor är inget inredningsprojekt. Det behövs en djupgående analys av verksamheten och dess behov framåt för att kunna skapa rätt palett av olika typer av arbetsplatser.
Kontoret ska supportera varje organisations specifika verksamhet
Grunden för ett Aktivitetsbaserat kontor är att det ska stödja alla de olika typer av aktiviteter som görs på kontoret. En del har därför valt att kalla det Verksamhetsanpassat kontor för att förstärka kontorets uppgift att stödja verksamheten. Det finns ingen generell ritning för hur ett Aktivitetsbaserat kontor ser ut och det är det som är hela poängen. Varje kontor ska utformas för att på bästa sätt supportera var och en organisations specifika verksamhet. Vägen och frågeställningarna på vägen dit är dock ofta desamma.
Vanlig missuppfattning
Det finns en vanlig missuppfattning att ett Aktivitetsbaserat kontor består av en mängd ägarlösa skrivbord i stora öppna högljudda miljöer, där man måste vara i tid för att paxa en bra plats, annars har man bara en sittpuff kvar att välja mellan. Det är det inte, såvida inte företaget anser att det är det som på bäst sätt stödjer verksamheten. För att fungera riktigt väl behövs en mycket variationsrik miljö där hela spektrumet av arbetsplatser finns, från enskilda arbetsrum för individuell koncentration till platser för kreativa workshops & idéutveckling.
Ingångsvärden
Utgångspunkten för utformningen av kontoret är alltid organisationens Arbetsplatsstrategi som svarar på hur organisationen tänker skapa en genuin och framgångsrik Medarbetarupplevelse utifrån samspelet mellan människa, plats och teknik (se Kunskapsinlägg ”Vad är en Arbetsplatsstrategi och varför behövs den?”).
Arbetssätts- & arbetsmiljöanalys
I ett första steg gäller det att göra en grundlig analys av verksamhetens behov och krav. Det är här viktigt att utgå ifrån arbetssätten och inte börja diskutera möbleringslösningar. Uppgiften är att ta reda på både vilka aktiviteter man gör idag men också vilka aktiviteter man bör göra framåt för att nå sin vision och mål. Det gäller också att få en förståelse för hur väl man tycker att dessa aktiviteter är supporterade idag, både av den fysiska och digitala arbetsmiljön som av annan typ av service. Detta kan göras i form av en enkät, t.ex. Leesman Index, och som med fördel kompletteras med intervjuer av olika verksamhetsrepresentanter. Till analysen bör även göras beläggningsmätningar av arbetsplatser och rum och underlag från inpasseringsdata.
Övergripande funktionalitet
Nästa steg handlar om att börja planera för kontorets övergripande funktionalitet och flöden. Det kan t.ex. inkludera frågor som:
• Hur skapas zoner för olika behov av ljudmiljöer från tysta rum och avgränsade lugna ytor till öppna aktiva ytor?
• Ska det finnas hemvister och vilket syfte ska de i så fall fylla?
• Behöver några verksamheter sitta inlåsta eller skilda från övriga av sekretess-skäl?
• Ska det finnas flera olika fikastationer eller ett samlande café?
• Ska det finnas t.ex. matvärmningsmöjligheter, restaurang eller gym?
• Vilka ytor ska vara tillgängliga för interna medarbetare vs externa gäster? Är det någon skillnad på de medarbetare som har sin huvudsakliga placering på kontoret och de som ev. är inresande från andra kontor?
• Ska det finnas någon fysisk hub för service (Kontor, IT, HR m.fl.)
• Hur ska posthanteringen, skrivarrum och förvaring fungera?
Specifika behov
Det är också viktigt att få en djupare förståelse för om det finns specifika behov. Detta kan vara allt ifrån enskilda medarbetare som utifrån någon form av funktionsnedsättning kan behöva särskilda lösningar till avdelningar som har arbetsuppgifter som kräver särskilda tekniska lösningar som t.ex. serverrum eller varuprovsrum.
Det kan också innebära att olika typer av funktionsarbetsplatser måste skapas. Det kan till exempel vara en call-centergruppering som behöver viss typ av utrustning. För de tillfällen man tar emot samtal väljer man en funktionsarbetsplats som är reserverad för call-center verksamheten och specifikt utrustad för att stödja just det. Men det kan också finnas tillfällen då dessa medarbetare gör andra typer av arbetsuppgifter och de kan då välja att sätta sig på en annan typ av arbetsplats.
Typer av arbetsplatser
Nästa steg är att börja utforma den organisationsspecifika paletten av olika typer av arbetsplatser; vilka de är, hur många som behövs av varje typ och hur de ska vara placerade i förhållande till varandra (se ”Övergripande funktionalitet”). Paletten måste stödja både individuellt arbete och olika typer av samverkan i alla olika typer av ljudmiljöer.
En fråga som blir mer och mer aktuell är arbetsplatser för organiserat teamarbete, tex. Agila Utvecklingsteam. De ger ofta uttryck för behovet av att ständigt kunna sitta fysiskt bredvid varandra samtidigt som vissa Agila Team är väl fungerade med digital närvaro och medarbetare i flera länder. Här finns flera olika alternativa lösningar.
Planritningar och möbleringsplaner
Nu först är det dags att börja göra konkreta planritningar och möbleringsplaner. Ju grundligare analys och förarbete som gjorts, desto bättre slutresultat. Det är ett vanligt misstag att för snabbt ge sig i kast med att börja tänka möbler. Ett aktivitetsbaserat kontor måste, precis som det låter, ta sin utgångspunkt i aktiviteterna.
Kontoret och Covid-19
I dessa tider, med pågående Covid-19 pandemi, har förutsättningarna förändrats radikalt för när och på vilket sätt vi ens kan vara på kontoret. Vi har alla också olika förutsättningar för om vår hemmiljö blir en möjlighet eller ett hinder för oss. Här krävs ett genomtänkt arbete för att omdefiniera och designa våra arbetsmiljöer för att på bästa sätt stödja oss i vårt arbete. Våra kontor behövs även i framtiden men vi måste aktivt tänka till på vilket sätt.
