Välbefinnande och ledarskap vid distansarbete i kunskapsintensiva organisationer

Genom enkäter, fysiska mätningar och intervjuer, undersökte vi förutsättningar för välbefinnande vid distansarbete bland medarbetare och chefer på universitet och högskolor. Studiernas resultat och slutsatser sammanställdes i en avhandling. Denna mynnade ut i olika möjligheter och utmaningar för välbefinnande och ledarskap vid distansarbete. Nedan följer ett par exempel på aspekter som arbetsgivare kan behöva beakta i främjandet av välbefinnande, ledarskap och en hållbar arbetsmiljö vid distansarbete.

Medarbetares motiv till distansarbete

Distansarbete förknippas vanligen med medarbetares frivilliga val och önskan om större flexibilitet som kan underlätta justering av arbetets tid, plats och utförande efter privata uppgifter i t.ex. familjen. Motiven till distansarbete kan dock variera med medarbetares olika individuella behov och förutsättningar, vilka i sin tur kan bestämmas av arbetsplatsens organisatoriska och sociala arbetsmiljö. Resultaten från min forskning visar bl.a. att valet av distansarbete kan vara medarbetares strategi att expandera (arbeta fler timmar) och/eller intensifiera (arbeta i längre sammanhållna tidsperioder utan pauser) sin arbetstid för att hantera en hög arbetsbelastning. Distansarbete kan även ses som ett nödvändigt val för möjligheten att prestera i arbetet genom att underlätta ostörd och koncentrerad arbetstid. Ibland kan distansarbete vara medarbetares strategi att undkomma konflikter och en dålig fysisk arbetsmiljö (t.ex. otrivsamma lokaler, öppna kontorslandskap) på den ordinarie arbetsplatsen.

Med andra ord, i en verksamhet där medarbetare saknar tillräckliga resurser (t.ex. stöd, avlastning, ostörd arbetsyta) för att möta arbetskraven (t.ex. arbetsuppgifter) kan distansarbete bli ett indirekt nödvändigt och ofrivilligt val. En begränsning av distansarbete i en verksamhet där distansarbete är en strategi att undkomma en otrivsam arbetsmiljö kan innebära negativa konsekvenser för medarbetares arbetsprestation och mående. Det kan även vara ett hinder för ökad närvaro på kontoret. Att som arbetsgivare och arbetsledare i en verksamhet känna till medarbetares motiv till distansarbete kan därför ses som en grundläggande förutsättning för en god arbetsmiljö vid distansarbete såväl som vid arbete på kontoret.

Utmaningar vid styrning och reglering av distansarbete

Forskningen har länge föreslagit att arbetsgivare ska utforma riktlinjer för att underlätta distansarbetets praktik i en verksamhet. I min forskning identifierade vi flera utmaningar för arbetsgivares förankring av sådana riktlinjer. Arbetskulturen och informella regler i en arbetsgrupp kunde ligga i vägen för medarbetares accepterande av riktlinjer. Detta var särskilt påtagligt i arbetsgrupper med lång erfarenhet av distansarbete där man genom åren etablerat implicita normer kring t.ex. när det är okej att distansarbeta och vilka som ”får” göra det. En annan utmaning var att medarbetare kunde uppfatta riktlinjer för distansarbete som ett hot mot deras självbestämmande i arbetet och därför motsätta sig sådana insatser.

Ytterligare en intressant aspekt i sammanhanget var att arbetsgivares beslut kring distansarbete hade särskilda signalvärden för medarbetarna. Arbetsgivares eller chefers beslut om vem eller vilka som tilläts distansarbeta kunde tolkas som en värdering av själva medarbetarna, detta oavsett beslutens praktiska legitimitet. Generellt uppfattades arbetsgivare och chefer med en tillåtande inställning till distansarbete som tillitsfulla, medan de med en restriktiv inställning uppfattades som misstänksamma, kontrollerande och omoderna ledare.

Genom mina intervjuer med chefer blev det tydligt att medarbetare och chefer kan ha olika behov relativt arbetsprestation och trivsel vid distansarbete, vilket kan bidra till att chefers välmenande insatser kan uppfattas som kontrollerande av medarbetarna. Chefer upplevde exempelvis att de saknade strategier för att leda medarbetare på distans och såg därför närvaro på kontoret som en förutsättning för att kunna utöva ledarskap. Med ovan sagt kan en god insyn i rådande arbetskultur, en förståelse för besluts signalvärden och hänsyn till skillnader i medarbetares och chefers behov vid distansarbete vara viktigt när man i en verksamhet står i begrepp att t.ex. implementera riktlinjer för distansarbete.

Sammanfattande slutsatser om distansarbete

• Kan vara en strategi för att hantera en hög arbetsbelastning.
• Kan underlätta ostörd och koncentrerad arbetstid.
• Kan vara medarbetares strategi att undkomma konflikter.
• Kan vara ett sätt att undvika dålig fysisk arbetsmiljö på den ordinarie arbetsplatsen.

Tips till arbetsgivare

• Att känna till medarbetares motiv till distansarbete kan vara en grundläggande förutsättning för en god arbetsmiljö vid distansarbete såväl som vid arbete på kontoret.
• En god insyn i rådande arbetskultur och de informella regler som finns i arbetsgruppen kan underlätta för att skapa acceptans vid införande av nya riktlinjer om distansarbete.
• Ta hänsyn till att medarbetare och chefer kan ha olika behov relativt arbetsprestation och trivsel vid distansarbete.

Referens:

Inlägget är skrivet av: Linda Widar, doktor i arbetshälsovetenskap
Kontakt: Linda.Widar@hig.se
LinkedIn: linkedin.com/in/linda-widar-08891692