Så hittar du bästa modellen för hybridkontoret

Det var som en gigantisk organisationsförändring på planetnivå. Allt vi tänkt om kontorsjobb kastades omkull och vi skulle tillbaka till ett nytt normalläge.
Hur gör vi på bästa sätt? Vad behöver vi tänka på?

Osäkerhet inför den hybrida arbetsplatsen

Det känns som att flytta till en ny bostad. Du har en idé om vad du ska packa med dig, du vet ungefär vad som får plats, vad du behöver köpa till och du har en föreställning om hur fint och fixat det ska bli i ditt nya hem. Innan du har satt dig ner och planerat ordentligt, innan du faktiskt har flyttat, bott in dig och rotat dig känns det mesta rätt fluffigt, förväntansfullt och ibland ganska jobbigt faktiskt. (Eller så är du en flyttninja som vet exakt hur du ska lägga upp allt utan att behöva lägga speciellt mycket energi eller tankekraft på det.)

Övergången till hybridkontor är något som få av oss gjort tidigare. Det är obehagligt att leva i ovissheten, stå ut med att inte veta. Våra hjärnor försöker ständigt förutspå framtiden. När vi inte har erfarenheten sedan innan skannar vi av möjliga utfall och fastnar lätt i tankeloopar. Om du är en person som har lätt att hamna i grubblerier, eller har en medarbetare som har tendenser åt det hållet så kan tipsen nedan vara hjälpsamma.

Olika förhållningssätt inför osäkerheten – båda behövs

Det nya normala innebär, förutom hybridkontor, att allt förändras i en rasande takt (appar, system m.m.). En superkraft som är viktig att odla i förändringskulturen är att kunna vila i osäkerheten. Att genom självledarskap upptäcka förändringen, hur vi reagerar på den och därefter kunna ta ett steg tillbaka och fatta välavvägda beslut utifrån situationen. Se sanningen i vitögat och agera därefter helt enkelt. Och när du inte har möjlighet att förändra situationen är det viktigt att kunna hantera och acceptera läget.

Övning: Självledarskap / Öppen uppmärksamhet.

Det andra förhållningssättet är mer pragmatiskt och kontrollerat. Det går ut på att skapa strukturerade ramar för hur vi gör för att jobba som bäst framöver. Testa en period, utvärdera, bygga på det som fungerar bra och förändra det som fungerar mindre bra.

1. Definiera ramarna för hybridkontor

En förutsättning för ett mentalt hälsosamt hybridkontor är att det finns definierade ramar från ledningen. Att förväntningarna är uttalade från ledningen, som i sin tur drillas ner till chefer, som i sin tur diskuteras i grupperna och där individen får ett eget spelrum och medbestämmande inom dessa ramar. Det bör finnas ett syfte varför, och enkla regler för hur ofta och när för att det ska bli tydligt för organisationen och medarbetarna.

Det bör också finnas ramar som gör att medarbetarna är inne på kontoret samtidigt, (under förutsättning att smittspridning undviks och säkerhet kan garanteras).

2. Utvärdera konventionellt arbete och distansarbete

När ramarna är satta och det finns en tydlighet i vad som förväntas är det dags för dig som medarbetare att tydliggöra hur du jobbar som bäst och trivs mest. Svara på frågorna och du får en sorts inventering av nuläget.
- Vad är det bästa och sämsta med distansarbete vs. jobb på kontoret?
- Vilka arbetsuppgifter passar bäst på distans vs. kontor i form av trivsel, effektivitet och vardagslogistik, roligt/tråkigt?
- Vilket behov av samhörighet har du? Vilket behov av koncentration har du?
- Vilka behov av din närvaro har dina kollegor? Finns det uppgifter som de inte kan göra om du inte är på plats?
- Vad kostar det dig i energi att ha ett digitalt möte vs. ett fysiskt?

3. Inventera den fysiska arbetsmiljön

Många har haft en egen vrå hemma och möjlighet att stänga in sig. Andra har behövt samsas med distanspluggande tonåringar och snoriga småbarn. Oavsett vilket är det viktigt att komma ihåg att intrycken du utsätts för på en dag (allt från kollektivtrafik till kollegor som går förbi och rör sig i periferin) kommer att ha en påverkan på din hjärna och hur trött du blir efter en dag.

Under våren har Mia Skoog intervjuat många HR-chefer som vittnar om att deras företag planerar att minska på kontorsytor, ofta på bekostnad av de tysta och avskärmade ytorna. De räknar med att medarbetare kommer in för att träffa kollegor och samarbeta. Att det koncentrationskrävande arbetet till stor del kommer att ske på distans.

Mia anser att det är otroligt viktigt att det finns en plan för koncentrationskrävande arbete även när medarbetare väljer att arbeta på det fysiska kontoret. Att behålla de tysta ytorna, alternativt förse medarbetare med brusreducerande glasögon och andra avskärmande hälsofrämjande verktyg om ytorna av ekonomiska skäl behöver minskas.

4. Hitta ditt önskeläge för ditt hybridkontor

Nu när du gjort en inventering av dina behov och förutsättningar är det dags att sätta ihop ett önskescenario för hur du vill jobba.
- Hur ofta vill du åka till kontoret och vilka uppgifter passar sig bäst när du är där?
- Finns det uppgifter som du alltid/aldrig ska utföra på distans vs. kontor?
- Skulle det vara hjälpsamt att ha samma rutiner för uppstart och nedstängning av arbetsdagen på de olika kontoren?

5. Diskutera sociala koder, oavsett distansarbete eller kontorsarbete

Oavsett hemmakontor eller kontorsjobb, kom överens om regler när ni får störa varandra och vilka signaler som ska gälla när en person vill vara ostörd.
Rätt vad det är kommer någon in och ska ha sin rörelse- eller kaffepaus på ditt kontor. Oavsett om personen frågar om middagen, så som man gör när man bor ihop, eller frågar vad man gjort i helgen så hjälper det mycket att ha diskuterat ramarna i ”teamet”.

6. Testa och utvärdera den hybrida arbetsplatsen

När situationer blir komplexa blir de svåra att överblicka, planera och analysera på förhand. I stället får man ta ut en riktning som man testar efter och utvärdera om arbetssättet förde oss in på rätt spår. Hitta styrkan i det som fungerar med hybridkontoret och bygg på det. Det blir sällan bra från början. Lär i liten skala och sprid goda exempel.

Livsviktigt med socialt

Att känna tillhörighet till en grupp bidrar i hög grad till vårt välmående. Den gemenskap och tillit som uppstår när vi möts; ögonkontakt, småprat, samförståelsen etc. är lättare att få till när vi träffas fysiskt, enligt Lena Lid Falkman som forskar om framtidens arbetsplatser på Handelshögskolan. Över tid kan detta även uppstå när vi ses digitalt, men det sker inte med samma självklarhet.

6 diskussionspunkter för sociala koder:

• När jag har brusreducerande glasögon / hörlurar vill jag att du…
• När jag sitter i mitt tysta / sociala rum…
• När vi avtalat tysta / sociala tider…
• På morgonen hälsar man / hälsar man inte om…
• När man går säger man alltid hejdå om inte…
• Muntliga frågor bör ställas såhär… (t.ex. ”stör jag / kan jag fråga dig nu”)

Läs och lyssna mer om det hybrida kontoret:

”Välj inte ett virtuellt kontor av misstag”
Debattartikel av Gisela Bäcklander, Kristina Palm, arbetslivsforskare på KI, SvD 2021-08-23

"Det går bra, men man saknar kompisar"
Lena Lid Falkman intervjuas av P4 Västernorrland 2021-08-24

Författare: Thorunn Widö