Den nya arbetsplatsen – balansera stabilitet och sammanhang med flexibilitet

Relationer håller på att förändras

Inom organisationsteorin har arbetsplatser ofta varit närmast osynliga. Forskarna har intresserat sig för fenomen som ledarskap, strategi, human resource management mm och i princip antagit att de sker på en arbetsplats. En arbetsplats har därför oftast behandlats som en behållare för mer intressanta fenomen där antingen människor (till exempel ledare) eller abstrakta modeller (till exempel Lean) har fått stå i centrum. Redan innan pandemin hade dock detta synsätt börjat förändras eftersom fler och fler forskare lade märket till intressanta förändringar i hur medarbetare relaterar till sina arbeten och sina arbetsplatser.

Figur: De relationer som håller på att förändras

Flexibilisering och digitala nomader

Flexibilisering av arbete har historiskt drivits av både tekniska framsteg inom digitala applikationer och av långvariga trender där arbetsgivarna på olika sätt har försökt minska risker genom att diversifiera anställningsformerna för olika slags medarbetare(se till exempel Hyman, 2018).

Under den senaste tiden har dessutom tanken av arbete som livsstil tagit fart. Ett av de mest extrema exempel som visar på dessa trender finner vi kanske i de så kallade digitala nomaderna (se till exempel Reichenberger, 2018). Digitala nomader hittar vi oftast inom kunskapsintensiva yrke. De kan vara långtidsanställda utan krav på att närvara på kontoret, men är oftast frilansare eller projektanställda av olika slag som lever enligt mottot ”work from everywhere”.

Att kunna resa obehindrat är något som driver dessa moderna nomader. De prioriterar den egna upplevelsen och en identitet byggd kring resandet framför den traditionella tryggheten, som en fast arbetsplats erbjuder. Bali och Berlin är två exempel på ställe som återkommer bland favoritresmål för dessa nomader.

Digitala nomaders behov

Baksidan av denna livsstil har visat sig vara ”work anytime” och uppoffringar som ett gränslöst arbetsliv kan kräva (Cook, 2020). Men det som också är värt att notera, är att dessa nomader, som representerar det flexibla arbetslivet, letar ofta sig till coworking spaces när de väl är på plats.

Vår pågående studie om digitala nomader, så som andra forskares studier av coworking spaces (se till exempel Merkel, 2015; De Peuter m fl, 2017), visar på att ett behov av rutiner, gemenskap, disciplin samt att kunna separera arbetet från det privata livet är bland de drivkrafter som gör att man hamnar i en coworking space.

Stabilitet och sammanhang

Att kunna arbeta utan en arbetsplats är med andra ord inte helt enkelt. En arbetsplats erbjuder stabilitet och sammanhang som verkar krävas när arbetet är flexibelt. I synnerhet coworking spaces erbjuder en liknande arbetsplats oavsett var i världen man är. De byggs med en viss estetisk åtanke, de erbjuder wifi och andra nödvändiga tekniska lösningar. De personer som kommer för att arbeta där tillhör vad som har kallats för ”den kreativa klassen” (Florida, 2005).

De vanliga kontoren förändras

De vanliga kontoren hade också börjat förändras innan pandemin – det vill säga själva arbetsplatsen hade också börjat bli flexibel, inte bara arbetet. Detta skedde delvis genom att anamma samma typ av estetik som finns i coworking spaces. Aktivitetsbaserade kontor och flexibla kontor har blivit introducerade i allt flera organisationer, med syfte att göra arbetsplatsen mer dynamisk, kollaborativ och samtidigt kostnadseffektiv.

Man behöver skapa känsla av sammanhang och stabilitet

I en sträva att bryta ner de silos som ofta finns i organisationer, där olika funktioner eller enheter inte samverkar med varandra, har kontoret omorganiserats och stabila gränser suddats bort. Detta har skapat nya kontaktytor medarbetare emellan, men också tagit bort den stabilitet och det sammanhang som den traditionella arbetsplatsen erbjöd. Organisationer, och i synnerhet chefer, behöver därför fundera på hur man återigen kan skapa en känsla av sammanhang och stabilitet för de medarbetare som arbetar i en flexibel arbetsplats. Denna fråga blir mer komplicerad nu när pandemin har ökat förekomst av hemarbetet. Medan det flexibla kontoret och hemarbetet har gemensamt att chefen inte sitter i direkt anslutning till sina medarbetare, finns det även stora skillnader.

Stora skillnader

Aktivitetsbaserade kontor består av olika slags rum och utrymmen som är anpassade för olika slags aktiviteter. En så kallad hot-desk-policy gör att ingen fast arbetsstation finns, utan personalen förväntas röra sig fritt inom kontoret och välja lämpligt utrymme utifrån aktivitet. Detta innebär att det personliga försvinner helt – medarbetarna lämnar inget avtryck på kontoret (om inte när de gör motstånd mot policyn, se Taskin m fl, 2022). Den medarbetare som trivs är social, behöver inte fokusera långa stunder och trivs med att vara synlig (Crevani och Manca, forthcoming). Kontoret bidrar inte längre på samma sätt till känslan av stabilitet och sammanhang, som ovan beskrivit.

När vi tittar på hemarbetet så ser vi en hel annan situation. Det personliga dominerar – varje medarbetare kan personifiera sin arbetsstation precis som hen vill och vi ser att vissa medarbetare har tänkt genom vad som ger dem arbetsro och inspiration. Den medarbetare som trivs bra verkar också vara den som vill kunna vara sig själv, fokusera på sitt arbete, samt kunna reglera antal och längd av de interaktioner som hen har med andra medarbetare. Stabilitet och sammanhang hänger här ihop med att medarbetaren befinner sig i sitt hem – men precis som för det flexibla kontoret behöver chefen återskapa stabilitet och sammanhang för medarbetarna som grupp.

Dagens chefer har utmaningar

Detta innebär att dagens chefer i kunskapsintensiva yrke ställs inför utmaningen att återskapa en känsla av stabilitet och sammanhang. Detta samtidigt som de förväntas behålla och utveckla det flexibla arbetet och den flexibla arbetsplatsen som har blivit alltmer vanlig under pandemin. Nya sätt att arbeta tillsammans och att underhålla relationer behöver då utvecklas. Detta inkluderar riktlinjer för var man förväntas arbeta, varför, och hur möten ska gå till, för att nämna några av de brännande frågor som diskuteras idag i organisationer.

Samtidigt kommer chefer i många fall att utveckla dessa nya praktiker i en situation där medarbetare pendlar mellan två slags arbetsplatser, det flexibla kontoret och hemmet. Dessa som är motsatsen till varandra enligt de ovan nämnda aspekterna, något som ytterligare komplicerar chefens arbete. Vårt förslag är att involvera medarbetarna i diskussionerna från start och att arbetsplatsutvecklarna tänker på arbetsplatsfunktionen som helhet i organiseringen av arbetet, som komplement till det fokus som dominerat länge på olika utrymmen och dess användning.

Källanvisningar

Cook, D. (2020). The freedom trap: digital nomads and the use of disciplining practices to manage work/leisure boundaries. Information Technology & Tourism, 22(3), 355-390.
Crevani, L. & Manca, C. (forthcoming) Spatial agencing, privilege and new ways of working. In F Cochoy, G Guzman and A Diedrich “Space and organizing: From Agencing Space to Spatial Agencing”. Routledge.
De Peuter, G., Cohen, N. S., & Saraco, F. (2017). The ambivalence of coworking: On the politics of an emerging work practice. European Journal of Cultural Studies, 20(6), 687-706.
Florida, R. (2005). Cities and the creative class. Routledge.
Hyman, L. (2018) Temp: How American work, American dream became temporary.
New York: Penguin
Merkel, J. (2015). Coworking in the city. ephemera, 15(2), 121-139.
Reichenberger, I. (2018). Digital nomads–a quest for holistic freedom in work and leisure.
Annals of Leisure Research, 21(3), 364-380.
Taskin, L., Courpasson, D., and Donis, C. (2022). Objectal resistance: The political role of personal objects in workers’ resistance to spatial change. Human Relations, 00187267211067142.