Den nya regelstrukturen från Arbetsmiljöverket – vad du som arbetsgivare behöver veta

Varför en ny regelstruktur?

Tidigare har Arbetsmiljöverkets föreskrifter varit utspridda och bitvis svårtolkade, vilket gjort det svårt för arbetsgivare att få en helhetsbild av vad som gäller samt vilka föreskrifter de omfattas av. Med den nya strukturen är syftet att minska den administrativa bördan och förbättra arbetsmiljön på arbetsplatser genom att skapa ett mer sammanhållet och tydligt regelverk.

Regler som tidigare varit spridda över flera dokument har samlats under mer sammanhållna föreskrifter. Exempelvis behandlar AFS 2023:1 arbetsgivarens grundläggande skyldigheter för att bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM), med fokus på kontinuerlig riskbedömning, åtgärder och uppföljning för att förebygga ohälsa och olycksfall. Samtidigt omfattar AFS 2023:2 organisatoriska och sociala arbetsmiljöaspekter (OSA), som tidigare reglerades i en separat föreskrift, samt arbetsgivarens ansvar för planering och organisering av arbetsmiljöarbetet.

För arbetsgivare innebär detta både en förenkling och ett förtydligande att arbeta med en mer heltäckande strategi för att hantera såväl fysiska som organisatoriska och sociala faktorer i arbetsmiljön.
Arbetsmiljöverket betonar att de nya reglerna inte sänker skyddsnivån för arbetstagare. Snarare är de utformade för att möta dagens arbetsliv, där både traditionella risker och nya utmaningar måste hanteras effektivt.

En del av förändringarna

Enklare att navigera och förstå
Den nya strukturen innebär att föreskrifter som tidigare varit separata nu integreras. Ett exempel är hur AFS 2015:4 om organisatorisk och social arbetsmiljö och andra liknande regler nu regleras i AFS 2023:2, som tar ett bredare grepp om planering och organisering av arbetsmiljöarbete. För arbetsgivare betyder detta att det blir enklare att hitta relevanta regler och att förstå hur olika krav hänger ihop. Därtill har Arbetsmiljöverket lagt till allmänna råd, som förklarar hur reglerna ska tolkas.

Ökade krav på arbetsgivarens ansvar
Arbetsgivare har alltid haft huvudansvaret för arbetsmiljön, men de nya föreskrifterna tydliggör detta ytterligare.
Exempelvis ska arbetsgivaren säkerställa att:
- Alla med arbetsmiljöarbetsuppgifter( fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter) har tillräcklig kompetens och resurser.
- Riskbedömningar omfattar både fysiska som psykosociala risker.
- Dokumentation, såsom arbetsmiljöpolicy och åtgärdsplaner, är uppdaterad och tillgänglig.

Förbättrade regler för bygg- och anläggningsbranschen
Byggarbetsmiljösamordning får en central plats i AFS 2023:3. Här ställs tydligare krav på byggherrar och BAS-P/ BAS-U att dokumentera, samordna och kommunicera arbetsmiljöåtgärder under hela projektets livscykel. Arbetsmiljöplanerna ska nu vara mer specifika och uppdateras kontinuerligt.

Tydligare fokus på förebyggande åtgärder
Den nya strukturen betonar vikten av det förebyggande arbetsmiljöarbetet, att identifiera och åtgärda risker innan de leder till ohälsa eller olycksfall. Detta omfattar allt från ergonomiska faktorer till att hantera arbetsbelastning och kränkande särbehandling. Genom att arbeta proaktivt med riskbedömningar och åtgärdsplaner kan arbetsgivare skapa en mer hållbar arbetsmiljö där eventuella risker som identifieras, kan hanteras i ett tidigt skede.

Praktiska exempel på förebyggande åtgärder

• Ergonomi: Förbättra arbetsplatsens utformning för att minimera belastningsskador, exempelvis genom att investera i justerbara arbetsstolar och ståbord.
• Arbetsbelastning: Inför regelbundna avstämningar där chefer och medarbetare diskuterar arbetsmängd och prioriteringar för att undvika ohälsosam stress.
• Kränkande särbehandling: Genomför utbildningar för att öka medvetenheten om vad som utgör oacceptabelt beteende, och säkerställ att det finns en tydlig policy och rutiner för hantering av incidenter. Här kan det vara på plats att nämna att förutom en kränkande särbehandlingspolicy kan även en uppförandepolicy förebygga oönskade beteenden på arbetsplatsen.

Koppling till föreskrifterna

AFS 2023:1: Föreskriften kräver att arbetsgivaren identifierar och åtgärdar risker som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM). Detta innebär att arbetsgivaren regelbundet ska bedöma arbetsmiljörisker och dokumentera både risker och åtgärder.

AFS 2023:2: Här lyfts vikten av att hantera organisatoriska och sociala faktorer, såsom arbetsbelastning och kränkande särbehandling eller hot och våld. Att arbeta förebyggande med dessa aspekter stärker inte bara medarbetarnas hälsa utan minskar också risken för långtidssjukskrivningar och konflikter.

Förebyggande åtgärder

• Minskade kostnader för sjukfrånvaro och personalomsättning.
• Ökad trivsel och engagemang bland medarbetarna.
• Förbättrad produktivitet och en mer positiv arbetsplatskultur.

Det förebyggande arbetet är inte bara en skyldighet enligt föreskrifterna, utan också en möjlighet att positionera organisationen som en attraktiv arbetsgivare. Genom att visa att man prioriterar medarbetarnas hälsa och säkerhet kan företaget stärka sitt varumärke som sina affärsresultat.