Exempel på dålig möteskultur

Adressera kärnorsaken till den dåliga möteskulturen

Det går att förbättra möten på många sätt, till exempel genom en tydlig agenda och en syftesbeskrivning. Däremot, om det är själva kulturen i verksamhetens regelbundna möten som behöver förändras, kan det vara kärnan till det som upplevs dåligt som behöver adresseras och erkännas.

Kärnfrågor i möteskultur kan exempelvis handla om:

Pratar inte om det

• Ni pratar inte om hur ni har det, om varför ni träffas eller vad ni ska åstadkomma.
• Det är inte förväntat eller kanske ens okej att någon ska påtala brister i formerna för mötet.
• Det är mer fokus på att ”hinna igenom” än på vilka behov ni har.

Låter dåliga vanor sätta sig

• Dåliga vanor sätter sig utan att det påtalas, exempelvis att det är ”okej” att komma försent, dra över tiden eller dyka upp oförberedd.
• Normer råder som påverkar möjligheten att arbeta fokuserat tillsammans, lyssna på varandra, dela erfarenheter och att delta utifrån sin kompetens och hela förmåga.

Undviker

• Flera av er ”prioriterar” andra möten framför detta återkommande.
• Flera av er stänger av kameran, inte endast för att det är energimässigt dränerande, utan för att ni planerar att göra annat under tiden (vad kostar det i energi?).

När det börjar gå trögt är det dags att stanna upp

När möteskulturen behöver en uppfräschning kan det vara en god idé att börja med ett möte om mötena (sucka inte förrän du provat). Och inte med ”vad har gått fel”-fokus där vi ska granska oss i sömmarna och erkänna all vår gemensamma dålighet, utan ett möte med ”hur vill vi ha det”-fokus.

Prata om det

Låt oss säga att ni i er möteskultur ofta kommer för sent och drar över tiden. För att skapa meningsfulla möten där ni alla kan delta med fokus och engagemang utan irritation över andras beteenden och dåligt fungerande vanor behöver ni därför komma överens om några förändringar. Och krångla inte till det.

Prata praktiskt & konkret om

• Behöver ni ändra start/sluttiden för mötet?
• Är mötet för kort eller för långt?
• Har mötet en för fullsmockad agenda?
• Pratar ni om rätt saker på mötet, på rätt sätt?

Ibland är orsaken av praktisk natur

Många tänker antagligen att anledningen till att andra är sena handlar om ”dom andras” dåliga beteende, inte mitt eget och inte av praktiska orsaker.

Med dels ett erkännande om att ni alla är en aktiv del av den gemensamma möteskulturen, dels en insikt om att det faktiskt kan finnas praktiska orsaker till sen ankomst, har ni kommit en bra bit på vägen. En praktisk orsak handlar till exempel om att möten ofta bokas block i block. Alltså när det ena mötet slutar börjar nästa. Det gynnar inte direkt möjligheten att komma i tid, eller hur?

Håll varandra ansvariga

När någon eller några börjar halka in i gamla eller nya oönskade beteenden, hur ska ni hantera det? Förutsätt inte att det är chefens eller mötesledarens uppgift. Hen kanske inte ens har lagt märke till det. Det är trist att känna sig som mötespolisen, och samtidigt är ”allas ansvar – ingens ansvar”. Men om ni tar det för vana att återkommande prata om mötesformerna och förutsättningarna för dem behövs ingen polis, och ingen chef behöver känna sig ensam ansvarig för den kultur som faktiskt är allas.

P.S. En annan sak som kan påverka möteskulturen negativt är för mycket av samma sak. Variation är alltid ett uppskattat knep att ta till. Har ni provat att flippa mötet? Läs gärna min artikel Flippa mötet när du vill något viktigt.