Förändringsledning mot ett aktivitetsbaserat arbetssätt

Strukturerad process och verktyg

När en organisation har bestämt sig för att implementera ett mer flexibelt, digitalt och mobilt arbetssätt eller Aktivitetsbaserat arbetssätt, styrs projektet (och utvecklingen av arbetssätt, arbetsmiljö och digitala verktyg) ofta utifrån en vald projektmetodik. På motsvarande sätt är det bra att använda en strukturerad process och verktyg för att leda den mänskliga sidan av förändringen.

Det finns flera olika processer och verktyg att använda sig av för förändringsledning. Även om de skiljer sig åt i hur olika saker och faser benämns är dock innehållet i de olika förändringsstegen ofta desamma. Här följer en enkel processbeskrivning av vad som är fokus i de olika stegen i förändringsarbetet mot ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Denna exempelprocess bygger på Prosci/ADKAR metodiken.

Steg 1 – Awareness
I det första steget handlar det framförallt att kommunicera en vision om vad det nya arbetssättet och arbetsmiljön är för något och tydligt förklara varför organisationen har bestämt sig för att göra detta. Det är här ledningsgruppen behöver synas och höras och vara aktiva budbärare för vad det är man vill åstadkomma.

Steg 2 – Desire
När alla vet vad och varför organisationen ska anamma ett nytt arbetssätt och en ny arbetsmiljö gäller det att få ledare och medarbetare att vilja engagera sig i förändringsledningsarbetet. Även här har den övergripande ledningen en viktig roll i att stötta och coacha sina chefer och få dem att i sin tur bilda nätverk med varandra för att driva förändringsarbetet framåt. Det är viktigt att hantera eventuell oro eller motstånd och ge utrymme för dialog och konstruktiv feedback.

Steg 3 – Knowledge
I denna fas är det dags för olika typer av förberedande utbildningsinsatser. Under denna period pågår ofta själva byggnationen av den nya arbetsmiljön, så än så länge är det ”torrsim” i frågor som rör t.ex. att välja arbetsplats medan t.ex. digitaliseringen av arbetsmaterial och processer kan genomföras fullt ut.

Steg 4 – Ability
Nu är den nya arbetsmiljön på plats och både ledare och medarbetare kan träna sina förmågor i att arbeta på ett nytt sätt i en ny arbetsmiljö. Här behövs fortsatta utbildningsinsatser som med fördel skapas utifrån de specifika behov som uppkommer när man har fått erfarenhet av vad det handlar om.

Steg 5 – Reinforcement
När det nya väl är på plats gäller det att inte falla tillbaka i det gamla. Med en grundläggande ursprunglig förståelse för varför förändringen har gjorts, ökar sannolikheten att organisationen håller fast vid det nya arbetssättet. I denna fas behöver ledningsgruppen återigen vara aktiva och synliga ambassadörer.