Möteskultur 2022 – detta krävs för att lyckas

Restriktionerna är borta och den hybrida arbetsplatsen ska bli verklighet. Att hålla ett enstaka hybridmöte emellanåt är en sak. Men att på allvar skapa en möteskultur för den hybrida världen är en stor utmaning. I det här kunskapsinlägget får du konkreta tips för att lyckas.

Spara

Digitala verktyg – en självklarhet

Innan Coronapandemin drabbade land efter land var fysiska möten på kontor och mötesanläggningar det vanliga. I vår studie av svenskars mötesvanor 2019 svarade endast 6 procent att alla deras möten var digitala och hela 53 procent att inga eller bara ett fåtal av deras möten skedde med utspridda deltagare. I motsvarande undersökning våren 2021 var siffrorna naturligtvis något helt annat som du ser i diagrammet nedan.

Chockdigitalisering som består
Svenskt arbetsliv har genomgått en chockdigitalisering i hur vi samarbetar och möter varandra. Ingen vet hur det kommer se ut framöver men många studier visar på samma trend. Digitala verktyg är och förblir en naturlig del av arbetslivet, många företag uppmuntrar sina medarbetare att jobba hemifrån flera dagar i veckan och en hybrid arbetsplats blir en självklarhet.

Nytt läge = Testperiod

På samma sätt som när vi tvingades till hemarbete och enbart digitala möten står vi nu inför ett nytt läge med nya förutsättningar och nya utmaningar. Även att det just nu haglar tips om hybridmöten är det väldigt få som har särskilt stor erfarenhet av den här typen av möten. Som jag ser det har du och din organisation två val. Antingen börjar ni testa och utvärdera för att hitta de arbetssätt som funkar för er eller så väntar ni på mer forskning och goda exempel.

Att vänta och se är inte rätt läge nu - de som vågar testa och utvärdera tillsammans nu kommer snabbare att hitta nycklarna för sin organisation!

Att lära genom att göra
Trial and Error blandas förväxlas ibland med Learning by Doing trots att det är helt olika tillvägagångssätt. Det förstnämnda handlar om att testa – ibland blir det bra men ofta blir det fel. Alltså helt utan reflektion som är den viktigaste delen i Learning by Doing. När ni nu går in i det hybrida arbetslivet är nyckeln just reflektion. Planera varje möte noga och avsluta varje möte med reflektion; Vad gick extra bra och vad kan vi utveckla till nästa gång?

Våga välja

Under pandemin har många saknat det sociala samspelet och när jag frågar mina kursdeltagare om det bästa med fysiska möten handlar svaren alltid om det sociala eller det kollaborativa. Det vill säga samverkan och att vara kreativa tillsammans. Samma svar fick vi i den tidigare nämnda studien från våren 2021.

Fysiska möten, digitala möten och hybridmöten skiljer sig åt. Istället för att tro att alla möten kan vara fysiska, digitala eller "fygitala" gäller det att välja.

Kortare digitala möten
Bestäm vad det ska vara för typ av möte baserat på syfte och antal deltagare och håll sedan fast vid det. Passa på att göra det fysiska mötet lite längre så att ni hinner med det sociala. Planera kortare tid för ett digitalt möte och var mer pang på.

Har ni bestämt att ett möte ska vara fysiskt finns det ingen anledning att ändra på det bara för att två kollegor inte kunde eller ville komma in till kontoret just den dagen. Om du i det läget ändrar dig och ställer upp en laptop i konferensrummet kan vara säker på att det blir ett dåligt hybridmöte.

Planering – avgörande för ett lyckat hybridmöte

För att ett möte ska bli bra behöver det planeras. För att hybridmöten ska bli bra behöver du inte bara planera upplägget utan också rigga tekniken. Det är något helt annat än att majoriteten av era möten nu slentrianmässigt råkar bli hybridmöten för att folk inte är på kontoret samtidigt.

För att ett fysiskt möte ska prioriteras behöver det bygga på de grunder som gör ett fysiskt möte unikt – alltså det sociala och/eller det kollaborativa. Är inte de elementen tydliga inför mötet är det bättre att ni har ett digitalt möte.

Att lyckas med möteskulturen på en hybrid arbetsplats
En hybrid arbetsplats innebär att möten kan genomföras fysiskt, digitalt eller "fygitalt". Genom att göra medvetna val, testa, reflektera och våga välja om skapar ni successivt den möteskultur som passar bäst för er organisation framåt. För att lyckas krävs också tydlighet. Tydlighet med hur ni tänker, tydlighet med att ni nu testar er fram och tydlighet med när ni ses digitalt och när ni hellre möts fysiskt.

Mer från kunskapsbanken

Laddar inlägg