Olika mötesepoker- men viktigast är ”varför har vi det här mötet?”

Viktigast är ”varför har vi det här mötet?”

Möten kan sägas vara i grunden organisering eftersom ett möte utgör en arena där det kollektiva arbetet tar form. Deltagare går in som individer i mötet men förväntas ofta arbeta som grupp under mötet. Även om olika möten kan ha olika slags syften i en arbetskontext och arrangeras på olika sätt, handlar mötet i grunden om att föra samman individer och därmed sammanfoga deras arbetspraktiker. Mötet syftar till att undvika uppkomst av konflikter och att stödja samordning. Det här tar dock deltagarnas tid och fokus i anspråk. Det är därför nödvändigt att veta varför vi har ett visst möte - något som ofta glöms bort. Därefter kan utmaningar med att organisera ett bra möte hanteras.

Arbetet är alltid kollektivt

Att samordna medarbetares insatser är grunden för att en organisation skall kunna fungera. Att organisera handlar därför om att fördela arbete (vilket brukar vara relativt lätt) och hålla ihop olika individers arbete (vilket ofta är svårare). Detta innebär både att individens eget arbete är beroende av andras arbete och att medarbetare är varandras sammanhang (i termer av arbetsmiljö, organisationskultur, ”inskolning” mm). Arbetet i en organisation är därför en ”kollektiv” handling även om arbetsuppgifter utförs individuellt och även om känslan av sammanhang är en individuell upplevelse.

Olika mötesepoker

När en person kallar till ett möte så lägger den personen anspråk på andra personers tid, och eventuellt fysiska närvaro på den plats de förväntas befinna sig på. Å ena sidan går det att se detta som ett intrång på individens självbestämmande över sin egen arbetspraktik. Å andra sidan är detta nödvändigt för att organisationen ska kunna fungera. Den här dualismen är värd att fundera över, särskilt i en arbetskontext. En mötesamordnare behöver ställa sig flera relevanta frågor som till exempel: Behövs verkligen ett möte just nu? Var behöver mötet ta plats och varför? Vad krävs av mötesstrukturen och arrangemanget så att deltagarna sammanstrålar på ett bra sätt, med hänsyn till individens och kollektivets behov och förutsättningar?
Dessa frågor har kommit till ytan på olika sätt under de olika ”mötesepoker” som har funnits.

Den fysiska mötesepoken

På den tiden då möten enbart var fysiska, var den främsta utmaningen den så kallade ”mötesfieringen”, dvs den stora ökningen av antalet möten som ägde rum i många organisationer. Typiska råd för hur detta kunde hanteras var då att kalla till bara verkligen nödvändiga möten, bjuda in bara de som verkligen behövde vara med, förbereda och följa en bestämd agenda, undvika störningar och multi-tasking samt uppmana alla att aktivt delta. Med andra ord, var fokus på att avgränsa möten och vad man gör på möten.

Den digitala mötesepoken

När digitala möten började användas mer och mer, framförallt i virtuella team, trädde vi in i en ny ”mötesepok”. Utöver mötesfieringen kom nya utmaningar då att diskuteras så som svårigheter med att skapa tillit och fokus, samt en känsla av utmattning som kan inträffa vid digitala möten. Rekommendationer som gavs då var att använda sig av en person som faciliterar mötet, att välja rätt teknik, att bestämma och tydligt informera vilka mötesnormer som gäller, att skriva ner action points som följs upp efter mötet och att ta hänsyn till möjliga tids- och kulturskillnader vid geografiskt utspridda team. Fokus flyttades med andra ord ofta till formaliseringen av mötesgenomförandet.

Den hybrida mötesepoken

Vi är numera i den ”hybrida mötesepoken” och ännu flera utmaningar har uppkommit. En central sådan är inkluderingen och problematiken med att ”rummet” riskerar att dominera och att de andra deltagarna därmed känner sig exkluderade. Råd som har givits är att se om det finns teknik som kan hjälpa till med att hålla koll på alla deltagares möjligheter till deltagande, att återkommande kommunicera förväntade beteenden, att arbeta med mötets format kreativt för att skapa nya sätt att inkludera och arbeta tillsammans under mötet, att tänka ”digitalt först” (till exempel att alla är uppkopplade oavsett rum och alla använder ”digitala händer” som räcks upp när någon vill prata). Fokus kan sägas har förflyttats från strikt formalisering till mer dynamisk och organisk organisering.

Tillbaka till "varför har vi detta möte?"

Oavsett epok, så är mötena en utmanande företeelse i organisationer givet att de samlar olika individer med olika förutsättningar, agendor, kompetens, information, preferenser mm. Just därför är de också centrala för att organiseringen, det vill säga det kollektiva arbetet, ska kunna fungera. När man försöker orientera sig och arbeta för bättre möten är det lätt att tappa bort sig i alla råd och i alla nya appar som utvecklas och marknadsförs. Det enklaste är kanske att gå tillbaka till varför vi har ett möte. Kan man svara på den fråga så kan man också förhålla sig mer medvetet till om det är ett nödvändigt möte, vem som ska bjudas in, hur man kommunicerar på bästa sätt, hur man inkluderar osv. Det finns inga färdiga recept utan det handlar snarare om ett hantverk som utvecklas med erfarenhet och reflektion. Råd är bra att ha med sig men det viktigaste är att ta möten på allvar och förbereda dem väl.

En mötesamordnare behöver ställa sig flera relevanta frågor som till exempel:

• Behövs verkligen ett möte just nu?
• Var behöver mötet ta plats och varför?
• Vad krävs av mötesstrukturen och arrangemanget så att deltagarna sammanstrålar på ett bra sätt, med hänsyn till individens och kollektivets behov och förutsättningar?

Dessa frågor har kommit till ytan på olika sätt under de olika ”mötesepoker” som har funnits.