Så jobbar du effektivt med att digitalisera företagets arbetssätt - 5 tips

De flesta företag befinner sig i en dramatisk förändring av sitt sätt att arbeta. Framför allt den digitala utvecklingen har gjort det möjligt att ändra på allt från var vi arbetar till hur vi gör det. Och som en del av detta har vi även börjat ifrågasätta hur vi är organiserade och uppdelade på våra arbetsplatser.

Digitalisering av interna processer och metoder börjar ofta på en strategisk nivå, ledningen tar fram planer och målbilder för vad man vill uppnå. Detta är förstås viktigt, men det är framför allt genomförandet - implementeringen - som avgör ifall förändringsresan kommer att bli framgångsrik, Strategin i sig pekar ut kursen, men det sker mycket under resans gång och det är därför det är så betydelsefullt att satsa ordentligt med tid och resurser på införandet av de nya processerna och metoderna.

Om du är intresserad av att läsa mer om varför ett alltför stort och tidigt fokus på strategin kan skapa problem, så har jag skrivit om det i den här artikeln om vanliga utmaningar i digitaliseringsresan

Jag vill gärna dela med mig av fem konkreta tips för hur du kan arbeta framgångsrikt och effektivt med att digitalisera arbetssätt och processer internt. De här råden hjälper dig oavsett om du arbetar på ett stort eller litet företag, och är oberoende av bransch. De erbjuder lösningar för utmaningar som alltid dyker upp i den här sortens förändringsresor.

1. Ta fram en playbook

En playbook är ett effektivt hjälpmedel som gör att du både kan genomföra implementeringen av de nya arbetssätten bättre och utveckla den övergripande strategin. Man kan säga att en playbook beskriver en strategi som undan för undan byggs upp, och som både under och efter implementeringen är ett konkret stöd för organisationen. Den beskriver hur olika uppgifter ska utföras, vad olika verktyg bidrar med, hur samarbeten och kommunikation ska fungera - alla delar som är viktiga för att nya arbetssätt ska ta fäste ordentligt.

Att arbeta med en playbook innebär att förändringsprocessen blir förankrad både i företagets verkliga behov och organisationens kultur. Bägge delarna krävs för att nå en varaktig förändring. Och eftersom playbooken är ett levande dokument kan den hela tiden förbättras, och de viktigaste insikterna under resans gång lyfts in i den övergripande strategin.

2. Nöt in förmågor

De flesta företag inser vikten av att utbilda sina medarbetare som en del av att införa nya arbetssätt. Men vad man ofta missar är att utbildningsmomenten och träningen kring de olika delarna måste finnas med i varje steg på vägen. Det räcker inte att stoppa in lite utbildnings- och träningspass i början av resan och tro att det ska räcka.

För att alla medarbetare ska kunna ta till sig de nya arbetssätten och förstå de nya digitala verktygen krävs att de får möjlighet att förvandla kunskapen till verkliga färdigheter och erfarenheter. Och detta sker genom upprepning och tillämpning. Det här gäller i lika hög grad för nya digitala verktyg som nya processer - det är inte ovanligt att det mesta av utbildningen läggs på verktygen, men de kommer aldrig till full nytta om inte sammanhanget de ska användas i blir tydligt.

3. Genomför kontinuerliga avstämningar

För att kunna genomföra en effektiv digitalisering av organisationens arbetssätt är min erfarenhet att processen måste brytas ned i en serie steg. I början och slutet av varje steg görs en tydlig avstämning av vad som ska uppnås, och om detta mål har uppnåtts. Samt att de förändringar av arbetssätt, verktyg och annat dokumenteras i playbooken.

Anledningen till varför det är bra att arbeta så här är att man dels får en tydlig bild av att hela processen rör sig framåt - varje steg blir en milstolpe, dels att strategin hela tiden anpassas och justeras till verkligheten. Den förändring vi vill uppnå måste ske gradvis, vi måste se till att den fungerar och därefter kan vi slå fast den.

4. Justera och anpassa strategin

Som jag redan varit inne på i ett par av de tidigare punkterna är det viktigt att utveckla strategin under arbetet med att införa nya arbetssätt. Anledningen till detta är att om strategin ligger fast, och inte påverkas av mötet med verkligheten som all implementering innebär så kommer den snart att vara mindre användbar, och kan till och med orsaka att de nya arbetssätten inte fungerar.

Det finns även utmaningar med hur man ser på själva strategi. Många företag utgår från strategieprocesser som tagits fram för tekniska projekt, och de fungerar inte här. Att införa nya arbetssätt, digitala eller inte, handlar först och främst om att förändra mänskliga beteenden och vanor. Det kräver att både strategin och implementeringen utgår från detta.

En annan risk är att implementeringen av det nya arbetssättet misslyckas för att den grundläggande strategin är för abstrakt. Detta gör att den inte landar rätt hos vare sig medarbetare eller ledare. Genom att hela tiden justera och anpassa strategin säkrar man att den faktiskt fungerar.

5. Se till att alla kommer med

Den sista och viktigaste punkten kan låta självklar: Se till att alla medarbetare både förstår och använder det nya arbetssättet och de nya verktygen. Men det här är långt från självklart för många företag. Det finns både en uppfattning om att medarbetare på egen hand ska lära sig alla funktioner och möjligheter de nya verktygen erbjuder. Och att man ska ta till sig nya processer och arbetssätt automatiskt,.

Sanningen är snarare den att en del medarbetare lär sig detta snabbt, det stora flertalet kommer efter i stadig takt och en del behöver extra stöd. Det är därför vi alltid rekommenderar att man använder olika typer av innehåll och lärande under hela processen, med variationer i djup. Att ta till sig och tillämpa ny kunskap samt förändra invanda beteenden tar tid och sker alltid i medarbetarens egen takt.

Vad du ska ta med dig

Först och främst hoppas jag att jag förmedlat hur avgörande implementeringen av en strategi är om ett företag verkligen ska lyckas ställa om sitt arbetssätt, och bli mer effektiva och framgångsrika med hjälp av digitala verktyg.

En ytterligare erfarenhet jag gärna vill att du tar med dig är vikten av att hela tiden utveckla och anpassa din övergripande strategi till vad som verkligen händer när organisationen börjar arbeta på det nya sättet.

Och till sist, utbildning i alla delar av processen är avgörande för framgång. Du kan inte förutsätta att dina medarbetare ska göra hela resan på egen hand.