Tio kriterier för att framgångsrikt kunna arbeta aktivitetsbaserat

Framtidens arbetssätt är redan här

Redan före Covid-19 pandemin hade många organisationer utvecklat eller var på väg att utveckla ett mer flexibelt, mobilt och digitalt arbetssätt (inkluderat Aktivitetsbaserat arbetssätt, ABW). Den rådande situationen har kraftigt drivit på denna utveckling och att kunna arbeta plats- & tidsoberoende har blivit ”det nya normala” för många branscher. Vår kunskap i att hantera digitala verktyg har skjutit i höjden samtidigt som nya utmaningar har uppstått. Vi saknar t.ex. våra kollegor och en känsla av tillhörighet. Förutsättningarna för nyskapande och kreativt arbete har försvårats i vissa fall av att inte kunna ses, medan förutsättningarna för eget individuellt arbete har förbättrats för många.

Kriterierna som grund för en förändringsledningsplan

Men vad är det då som behöver vara på plats för att en organisation framgångsrikt ska kunna arbeta flexibelt, mobilt och digitalt eller Aktivitetsbaserat. Mindmove har genom att ha arbetat med frågan i mer än en ett decennium identifierat tio kriterier som alla måste ha på plats. De är lika relevanta då, som nu och framåt.

De tio förmågorna är en bra grund för att arbeta fram en organisations Arbetsplatsstrategi (se Kunskapsinlägg ”Vad är en Arbetsplatsstrategi och varför behövs den?”), förändringsledningsplan och relevanta utbildningsaktiviteter. Med utgångspunkt i en vision om vad organisationen vill åstadkomma med det nya arbetssättet och en analys av var man befinner sig idag, kan de tio kriterierna användas som fokusområden för att stänga gapet och nå dit organisationen vill.

Uppfyllas både organisatoriskt och i ledar- & medarbetarskapet

Varje kriterium måste vara uppfyllt både på en organisatorisk nivå som på ledar- och medarbetarnivå. Organisationens ansvar handlar ofta om att tillhandahålla rätt infrastruktur, stöd, support och verktyg. Det kan vara allt från ändamålsenliga kontorsmiljöer och anpassade digitala verktyg till riktlinjer, ramverk och spelregler för hur man ska arbeta. En ledares ansvar handlar mycket om att visa på riktningen, ge rätt förutsättningar och vara en god förebild i att efterleva det nya arbetssättet. En medarbetares ansvar handlar mycket om att delta aktivt i utvecklingen, lära nytt, göra annorlunda men även att vara konstruktivt ifrågasättande.

Översiktlig beskrivning av de tio olika kriterierna

1. Vision & mål: Vi behöver alla veta vart vi är på väg och vad det är vi ska uppnå tillsammans. En tydlig riktning med mål att nå längs vägen.
2. Målstyrning: Vår prestation måste värderas utifrån vad vi faktiskt levererar och att vi når målen, inte utifrån att vi är på kontoret mellan vissa givna tidpunkter. Arbete är något vi gör och inte ett ställe vi går till.
3. Självledarskap: Vi måste var och en vara duktiga på att planera och strukturera våra arbetsdagar. Se till att vi metodiskt jobbar på ett sätt som tar oss mot målen istället för att ad-hoc mässigt hantera det som dyker upp.
4. Val av arbetsplats: Vi måste aktivt välja plats (t.ex. kontoret, hemma eller ett café) och den typ av arbetsplats (t.ex. skrivbord, telefonfåtölj eller kreativt WS-rum) som vid varje given aktivitet stödjer oss bäst. Se även Kunskapsinlägg "Hur du utformar ett Aktivitetsbaserat kontor". I dessa tider, med pågående Covid-19 pandemi, har förutsättningarna förändrats radikalt för när och på vilket sätt vi ens kan vara på kontoret. Vi har alla också olika förutsättningar för om vår hemmiljö blir en möjlighet eller ett hinder för oss. Här krävs ett genomtänkt arbete för att omdefiniera och designa våra arbetsmiljöer för att på bästa sätt stödja oss i vårt arbete.
5. Team & tillhörighet: Vi måste hitta nya vägar för att skapa en känsla av tillhörighet, både inom det närmsta teamet eller arbetsgruppen men också mellan team och inom organisationen i stort. Tillhörighet skapar trygghet och trygga människor mår ofta bra och vågar utveckla och utvecklas.
6. Kommunikation: Kanalerna vi kan använda för att kommunicera med varandra idag är i det närmaste oändliga. Förutom att träffas fysiskt (vilket just nu dock är både begränsat och efterlängtat) kan vi videokonferera, chatta, SMS:a, maila, telefonera, använda intranät, ha digitala infotavlor på kontoret, använda sociala medier med mera. Vi måste ha en tydlighet kring vad vi kommunicerar i vilka kanaler och hålla oss till den.
7. Möten: Redan före pandemin satt många i långt fler möten än vad som kanske är nödvändigt och idag kan vi lätt hamna hemma framför datorn timme ut och timme in i olika digitala möten. När vi möts, fysiskt eller digitalt, måste vi se till att våra möten blir värdeskapande. Vi behöver möteskvalité framför kvantitet. Frågeställningar inom kriteriet "Möten" kan också handla om att enkelt kunna hitta både varandra, rätt plats och utrustning för ett möte och huruvida man vill använda sig av något teknikstöd för detta (som t.ex. Flowscape). Det handlar också om att hitta rätt teknikstöd för digitala möten, både för den som sitter ensam i sin ände och de som ev. sitter en större grupp tillsammans i andra änden.
8. Dela information: Vi måste gå från ett synsätt där information och arbetsmaterial hanteras som något personligt och ibland även fysiskt (om vi fortfarande har mycket papper) till att vara gemensamt och digitalt. All information och arbetsmaterial måste vara tillgängligt, sökbart och säkert för alla oberoende av tid, plats och utrustning.
9. Arbetsrätt & policies: Våra regelverk och interna policies måste harmoniera och stödja vårt nya flexibla, mobila och digitala arbetssätt. Det inkluderar områden som t.ex. Förtroendearbetstid, God arbetsmiljö & Ergonomi, Hemarbete, Försäkringsfrågor, On-Boarding av nya medarbetare.
10. Förändringsledning: Vi måste förstå och att alla människor hanterar förändring på olika sätt. Det innebär att även om målet är detsamma för alla, så kan både vägen dit och utfallet av hur var och en agerar det, te sig olika. Det behövs därför en förändringsledningsprocess som på ett bra sätt fångar upp detta. Se även Kunskapsinlägg "Förändringsledning mot ett aktivitetsbaserat arbetssätt".