Vad är det nya normala? ”Den toleranta arbetsplatsen”?

En nulägesspekulation

Vi befinner oss mitt en världsomspännande kris som påverkat större delen av jordens befolkning. Mitt en sådan situation är det viktigt att inte dra några förhastade slutsatser. Det är alltid vanskligt att med bestämda ordalag tala om hur det är och hur det kommer bli framöver. Men man kan självklart fundera och spekulera för att öppna till diskussion med möjlighet till ytterligare infallsvinklar att addera till pusslet.

Vi är alla olika i tanke och handling och har egentligen alltid varit det. Därför har diskussionen om man skall välja eget rum, öppet landskap eller flexibel arbetsplats vid arbetsplatsplanering alltid varit en återvändsgränd. Förutom att vi utför olika arbetsuppgifter beroende på vårt uppdrag i yrket eller i vilket det skede vi befinner oss i eller hur det dagliga arbetsupplägget ter sig så hanterar vi våra behov olika från person till person.

Därför torde den mer toleranta arbetsplatsen innehålla en stor variation av möjligheter för medarbetarna att utföra de dagliga aktiviteterna i verksamheten.

Att dela arbetet mellan hemmet och arbetsplatsen

På ett flertal arbetsplatser har inte hemarbete tidigare varit accepterat eller önskat. Det har funnits en oro från ledningen för:

• minskad överblick av arbetets utförande.
• minskad överblick av medarbetarnas dagliga aktivitet.
• minskad överblick av engagemanget i arbetet.
• förtroendet mellan chefer och medarbetare sätts på prov med risk för onödiga konflikter.

Fungerar riktigt bra

Nu har chefer på olika nivåer tvingats ha tillit till medarbetarnas lojalitet, förmåga och engagemang. Det har visat sig överlag fungera riktigt bra enligt många undersökningar (Exempel Läs forskare Stefan Tengblad).

En del barnsjukdomar finns fortfarande i kommunikationen. Ofta har det handlat om på vilket nytt sätt och med vilka nya rutiner man har kontakt sinsemellan i arbetsflöden/projekten.

Sammanhang i sällskap och i samarbete

Det blir svårare, kanske omöjligt, att bygga team och gemensam företagsidentitet samt vi-känsla med medarbetare placerade på olika håll utan att få träffas. En god idé/tanke har större möjlighet att växa i gruppens sammanhang och de otaliga videomötena medger inte den diskussionsmässiga frihet där avläsande av kroppsspråk och ansiktsuttryck i stunden idéerna uttrycks och man kan därför inte interagera på det självklara sätt man gör i verklighetens möte.

Men för många medarbetare har hemarbetet upplevts som en möjlighet att få till livspusslet med allt annat som skall passa ihop med arbetsschema, barnschema, egen-tid, familjetid i vardagen. Arbetsdispositionen har blivit friare och man har kunnat lösa vissa uppgifter på oortodoxa arbetstider.

Andra har upplevt den påtvingade situationen med hemarbete som väldigt påfrestande. Kanske har också partnern och barnen tvingats arbeta hemma i samma (lilla?) bostad. Dagsrytmen rubbas och allt flyter ihop.

Ett flertal har saknat sina arbetskamrater och det dagliga enkla samtalet vid kaffemaskinen. En del har blivit deprimerade samtidigt som andra har upplevt en oerhörd frihet och ett stort uppmuntrande förtroende från arbetsgivaren.

Vi har dock inte förändrats som biologiska människor. Vi trivs och frodas bäst i sammanhang, i sällskap och i samarbete. Vi är fortfarande flockdjur och behöver flocken för att utvecklas.
Teamet och arbetsplatsens ”hemma-arena” blir betydelsefull för att bibehålla vi-känslan.

Hur skall vi då resonera efter covid-19 har lagt sig?

Ja tillbaka till som det som var förr vore stolligt. Ingen gång i historien har vi gått bakåt i tiden. Vi har möjligen krampat kvar i dåtid en stund men obevekligen rört oss framåt i tiden oavsett om vi vill eller ej.
Någon lärdom borde man kunna dra ur denna oönskade instängda förändringsperiod.

Några tankar om lärdomar

• Vi kommer troligen inte resa lika mycket i arbetet till enklare möten.
• Vi kommer troligen inte arbeta hemma hela tiden (utom då yrket påtvingar en det).
• Vi kommer troligen ställa högre krav på arbetsplatsens utformning för att öka möjligheten att arbeta varierat.
• Vi kommer troligen att göra fler mindre mötesrum som tekniskt stöttar videomöten.
• Vi kommer förhoppnings inte jaga kvadratmeter lika mycket som på sistone då ”ett större svängrum” kommer uppfattas som helt naturligt i framtiden. Inga fler ”sardin-askar” till kontor, tack.
• Vi kommer troligen försöka förändra bostadsbyggandet så att en arbetsplats i hemmet är möjlig. Kanske kommer gästrummet/kontoret tillbaka i planlösningarna.

Möjliggör den toleranta arbetsplatsen

Så hur skall man resonera när man planerar om eller nytt kring kontorsarbetsplatsen?
Självklart måste en riktig analys göras av verksamhetens framtida mål och hur man skall möta kundernas framtida krav och önskemål. Detta måste direkt avspegla sig i arbetsplatsens förutsättningar och mål så att man faktiskt vet vad man håller på med. Mindre magkänsla och mer kunskap.

Så hur skall man resonera när man planerar om eller nytt kring kontorsarbetsplatsen?
Analysarbetet kring verksamhetens mål kommer förhoppningsvis visa på den mångfalden av funktioner som behövs och önskas i framtiden i det specifika företaget.
Beläggningsgradsundersökningen är ett viktigt analysredskap för att förstå på vilket sätt kontoret skall nyttjas mest effektivt.

En förutsättning kommer förmodligen vara att ett flertal medarbetare allt oftare kommer arbeta del av veckan hemifrån.
Kanske 1 till 2 dagar hemma och resten på kontoret för interaktiva aktiviteter.
Det betyder möjligen i sin tur att avskilt arbete redan finns tillgodosett i hemmet och inte behövs i samma omfattning på arbetsplatsen. Det skulle i så fall betyda att en del av de utrymmen man tidigare har dedicerat till kontorsrum nu kan få en ny utformning som stöttar andra behov. Resursrummen kommer kunna förberedas för fler användningsområden.
Möjligheten till digitala möten förbereds på fler platser och sammanhang på kontoret då detta kommer efterfrågas mer framöver.

Många efterfrågar också lösningar som ger förutsättningar för det oväntade mötet mellan olika kompetenser/avdelningar där ny kunskap visar sig.
Detta är ju bara möjligt då vi får mötas igen på kontoret. Det visar också på behovet av att interagera med varandra i verkliga livet och att spontana gränsöverskridande möten behövs.

”Work from anywhere” enligt Spotify.
De senaste dagarna har det rapporterats om vissa IT-bolag som i framtiden kommer att tillåta att man arbetar från där man befinner sig. Alltså inget närvarokrav på kontoret. Man kan välja mellan ”kontorsmix” eller ”hemmamix”.
Om det arbetssättet ryms inom verksamhetens funktioner och mål så är väl det ett första steg mot den toleranta arbetsplatsen.

Tänk om man kunde göra så varierade och lustfyllda kontorslösningar att de uppfyllde (nästan) alla medarbetarnas behov och önskningar.