Vilka möten ska vara fysiska, digitala respektive hybrid?

Tänk vilken utveckling vi har gjort med tekniken under pandemin! Visserligen har själva tekniken utvecklats också, hur många uppdateringar har egentligen gjorts i Teams senaste året? Men framförallt är det ju vårt beteende som ändrats. Vi har tagit klivet in i digitaliseringen.

Spara

Det finns utmaningar, men jag ser mest av allt möjligheter

Förr var vi tvingade till kontoret. Under pandemin var vi tvingade att sitta hemma. Nu får vi välja! Nu ska vi se till att återgå till det som var det bästa med att mötas fysiskt, men låt oss också behålla det bästa med att kunna mötas digitalt! Vinster som att spara restid, kunna koppla in en kollega i ett pågående möte för att snabbt komma vidare i en fråga, samarbeta baserat på kompetens och inte geografi, snabbt ordna ett möte för att stämma av något. Och så vidare, stort som smått.

År 2014 publicerade jag, tillsammans med min man Tomas boken Virtuella Möten – Effektiv Gränslös Kommunikation (Liber). Det var den första boken på svenska i ämnet. Jag plockade in forskningen, och han tog med det praktiska, hur man gör att få bra möten.

Boken sålde uselt. Jag har hört samma historia från andra författare av böcker på samma tema. Men varför? Är digitala möten något vi kan och inte behöver lära oss mer av? Kanske. Men jag tror snarare att det handlar om att vi behandlat digitala möten styvmoderligt. Ett andra sortens möte. Som att beslut tagna digitalt inte gäller. Att vi måste ses för att vi ska kunna jobba ihop. Så 2019 bestämde sig Liber för att sluta sälja den. Så nu står vi här med nio kartonger av böcker, som vi faktiskt kan ha hjälp av nu! Hur arbetar vi strategiskt i en organisation med digitala möten? Hur kan digitala arbetssätt hjälpa oss att arbeta smartare och hållbarare, både som individer och team?

Låt oss bestämma hur det ska bli!

Snart släpper restriktionerna och vi får gå tillbaka till våra arbetsplatser. En chef jag pratade med sa ”vi får ju se hur det blir till hösten, med den här återgången.” Jag tycker det är en ganska feg och dum strategi, att ”se hur det blir”. Låt oss istället bestämma hur det ska bli!
Vi har slagit hål på (minst) två myter under pandemin.

  1. Att folk inte skulle jobba om de fick jobba hemifrån. Det gjorde de visst. Självklart med undantag, men de allra flest har levererat minst lika bra som om de suttit på kontoret.
  2. Att det inte går att samarbeta digitalt vi måste ses fysiskt. Det går utmärkt. Vi har samarbetat massor! Självklart har vi saknat att inte få dricka kaffe tillsammans, men vi har träffats och vi har jobbat ihop.
  3. Att människor inte kan ändra beteenden i arbetslivet. Det gick. Det går om man behöver.

Vi har inte facit

Därför tycker jag att vi ska prova att bestämma över våra arbetssätt. Att vi bestämmer att vi har vissa möten fysiskt, andra digitalt. Att vi är på kontoret tillsammans vissa dagar, att det är fritt att jobba var man vill andra dagar. Att vi kan ha mötesfria dagar. Att vi kan ha mejlfria dagar. Det är bara att prova på! Vi har inte facit för vad som är bästa sättet att jobba på. Vi har inte varit i den här situationen förut, och vi lever på något sätt i ett stort experiment. Så vi behöver experimentera, testa oss fram, till bra arbetssätt, bra mötesrutiner. Men låt oss börja någonstans med någon plan, så vi inte riskerar att ”se hur det blir”.

Inventera de möten ni har. Varje halvår, månad, vecka. Agendan, syftet, antal deltagare i mötet, bör bestämma teknik och form. Här kommer en lathund för vilka möten som kan passa i vilken form:

Lathund för vilka möten som kan passa i vilken form:

  • Avstämning = digitalt
  • Projektmöten = hybrid
  • Informationsmöten = hybrid
  • Arbetsmöten = fysiska eller digitala
  • Onboarding = fysiskt
  • Kreativt och problemlösande = fysiskt
  • Svåra samtal = fysiskt

Hur får man det hybrida mötet att fungera?

Något som både jag och andra upplever är särskilt klurigt att få till bra, det är hybrida möten. Några är på plats, några länkar in. Så hur får man det hybrida mötet att fungera? Det vi måste undvika är assymetri, att det blir en obalans mellan de som länkar in och de som är på plats. Det här är två strategier:

  • Maximal och bra digital mötesteknik. Ni gör om ett rum på kontoret till ett riktigt bra digitalt mötesrum med stora skärmar och kamera/-or som kan fånga hela rummet. De som loggar in syns i rummet på stora skärmar, ni som sitter i rummet syns till de som deltar digitalt. Då kan vi inte glömma att det finns människor på plats, och människor med digitalt. Se till att hämta kaffet och gå sen tillbaka till mötesrummet/datorn, så att alla får vara med på småpratet.
  • Individuell teknik. Alla loggar in via sin dator/mobil. Även om några sitter i samma rum, så deltar alla i mötet på samma villkor. En ruta, en person. Alla är med på samma chatt, samtidigt. Småpratet sker via skärmen, inte i rummet. Alla ska vara med.

In i väggen eller in i skärmen

Förr sa man att människor gick in i väggen. Nu heter det väl snarare att vi går in i skärmen. Men det ska vi hjälpa varandra att inte göra.
Vi ska använda den här möjligheten att både vara på plats på kontoret och kunna jobba på distans till att få bra samarbete, få mycket gjort och ändå få till det berömda livspusslet med mindre stress. Ett hållbart, socialt och utvecklande arbetsliv! Så inventera dina möten! Få energi av att ses och jobba i samma rum! Gör snabba, effektiva möten digitalt!

Relaterade inlägg

Laddar inlägg