Effektiva möten: så blir era mötesrum bättre (med hjälp av webbdesign)

Så, hur ser användarupplevelsen ut i svenska mötesrum?

För oss är det lika naturligt att prata om UX i mötesrum som UX för hemsidor. I grund och botten handlar båda två om att sätta användaren i förarsätet och låta tekniken ”verka utan att synas”.

Men hur ser "UX" ut i svenska mötesrum?

Det korta svaret är att det varierar.

I vissa tänder man belysningen med dimmers. I andra finns det konsoler på väggen.

I något rum rullar man ut filmduken för hand, i nästa görs det med fjärrkontroll.

Numera har många mötesrum pekskärmar som integrerar allt ifrån ljus, ljud, projektor och filmduk.

Och det är faktiskt variationen som ställer till det.

För varje gång man kommer in i ett mötesrum ser det olika ut. Det blir krångel. Ofta beror det på att tekniska lösningar får diktera hur gränssnittet ser ut, inte användarna.

Lite som det fungerade på webben för tjugofem år sedan.

Varför är det viktigt?

Vi svenskar spenderar mycket tid i möten. Det finns undersökningar som visar att chefer spenderar nästan 25 år av sina yrkesliv i möten. I snitt spenderar vi 30% av vår arbetstid i möten.

Det blir många möten, varje vecka.

Därför blir lätt några minuters krångel i början av varje möte hundratals timmar per år. Hundratals timmar när vi väntar på att Anders ska få sin skärm att synas på den stora skärmen. Hundratals timmar när vi väntar på att Anna letar efter hdmi-kabeln.

Så för att få effektiva möten är det viktigt att tänka på användarupplevelsen när vi planerar våra mötesrum.

Låt oss gå tillbaka till liknelsen med UX för hemsidor.

I UX sätter man alltid upp mål. På en webbplats kan målet till exempel vara att besökaren ska lägga en beställning, eller skicka in en kontaktförfrågan. Sedan testar man löpande olika varianter för att förbättra och förenkla.

Om vi tillämpar det på våra mötesrum så skulle målet kunna vara att minska uppstartstiden i våra möten, i syfte att effektivisera hela verksamhetens möten.

Men hur förbättrar vi våra mötesrum så att de når dit?

Det finns en metodik. Och den handlar till stor del, precis som med UX, om att förenkla och minska valmöjligheterna.

Förbättra användarupplevelsen med behovsanalys och personas

Börja alltid planeringen med att ta reda på vilka som ska använda mötesrummet och hur deras behov ser ut. För era mötesrum handlar det främst om att bestämma:

Vilken typ av möten som ska hållas i de olika rummen?

Ska ni hålla webinars, föreläsningar, hybridmöten, projektmöten eller styrelsemöten i rummen? Hur många deltagare ska kunna vara med?

Vem ska använda rummen?

Här kan du, precis som i UX för hemsidor, skapa enklare personas för olika användartyper. Om du vill, kan du läsa mer om personas här.

Ta sedan reda på vad 90% av användarna behöver för sina olika möten och utgå ifrån det när du planerar teknik, belysning, materialval och möblering.

Sätt budgeten utifrån era mål

Kostnaden för att designa, bygga och utrusta ett mötesrum varierar. Därför är det bra att redan från start sätta en budget utifrån era målsättningar och den behovsanalys ni gjort. Efter det är det också viktigt att bestämma vilken nivå ni vill lägga er på:

• Ska det vara premiumkänsla?
• Ska det vara funktionellt och stilrent, men inte premium?
• Ska det vara billigast möjliga?

Gör det enkelt att uppdatera och förbättra upplevelsen med pekskärmar

Idag väljer de flesta någon typ av peksärmslösning för att styra tekniken i sina mötesrum. Anledningen är att de är fantastiska verktyg, där man enkelt kan förbättra och justera gränssnittet när behoven ändras (för det gör de).

Men även pekskärmar behöver bra UX!

Det ska vara enkelt för användaren. Och det innebär få val. Kom ihåg: ju fler val, desto svårare blir det för användaren. Och ju svårare för användaren, desto svårare blir det att nå era mål.

Därför brukar vi arbeta utifrån tumregeln max åtta val på en pekskärm. Och det är inte raketforskning. I ett mötesrum vill man kunna:

• Visa bild från någonting
• Förmedla ljud från någonting
• Hantera belysning

Svårare är det inte, i alla fall inte för 90% av våra användare. Med det sagt i åtanke har vi tagit fram åtta val som räcker för de flesta mötesrum:

The basics

• Val 1. Presentera med mötesrummets PC
• Val 2. Presentera med bärbar PC (HDMI). När du trycker på någon av valen ovan sänks filmduken ner, eller så startas en skärm, samtidigt som belysningen justeras enligt ett förinställt scenario.
• Val 3. Mikrofon AV/PÅ Enkelt och tydligt. Volymen är förinställd för att fungera bra i rummet.
• Val 4: Trådlöst ljud AV/PÅ Om man har en trådlös mikrofon i rummet sätter man på den med detta val. Volymen är förinställd för att fungera bra i rummet.

The extras

Ovanstående val fungerar för de allra flesta mindre rum. Utöver dessa kan man, särskilt i större rum, dessutom vilja justera ljuset under mötets gång. Då kan man lägga till dessa:

• Val 5: ”Allt ljus PÅ”. Med ett tryck sätts all belysning i rummet på.
• Val 6: ”Presentationsljus”. Detta scenario fungerar när man presenterar via projektor. Belysningen sänks vid bildytan men behålls ute i lokalen.
• Val 7: ”Föreläsningsljus”. Detta scenario passar bäst i större rum och salar och innebär oftast att man tänder upp en spot eller belyser talarstolen lite extra.
• Val 8: ”Allt ljus AV”. Med ett tryck stängs all belysning i rummet av.

Med dessa val på pekskärmen möter du med stor sannolikhet upp 90% av era användare. Så om du vill lägga till fler val, tänk på att du samtidigt riskerar att försvåra för majoriteten av era användare. Och då riskerar du att inte uppnå ert mål om effektivare möten.

Så keep it simple! Det är, trots allt, det viktigaste för en god användarupplevelse!

Författare: Informationsteknik