Arbetsminnet – en nyckel för fokus och välmående

Bild: Ivan Samkov

En välmående arbetsplats består av så mycket. På grund av det enorma informationsflödet som kunskapsarbetare översköljs av under en arbetsdag behövs strategier för att underlätta för hjärnan. Uppmärksamhet och koncentration är A och O för kunskapsarbete och för att få arbetsuppgifter gjorda.

En av nycklarna till koncentration är arbetsminne. Utan arbetsminnet skulle vi inte få mycket gjort, och den största boven i dramat när det gäller arbetsminne är distraktion.

Arbetsminnet – en begränsad resurs

Arbetsminnet som är så viktigt för fokus, är en begränsad resurs. Vi behöver det för att hålla information som vi behöver i minnet under en kortare tidsperiod. (Antalet informationsenheter som vi kan hålla i minnet samtidigt är omdiskuterat, vissa säger 4, andra säger 8 - det beror på hur man mäter) Det kan bland annat mätas genom att återge en serie siffror man hör en gång eller återge ett antal saker som man sett (vem har inte lekt Kims lek på förskolan).

Arbetsminnet är kopplat till den riktade uppmärksamheten, dvs den vi använder när vi ska hålla fokus på en uppgift.

Vi påfrestar arbetsminnet mer än någonsin

Du vill logga in på en plattform eller app för att hämta data till en uppgift, men lösenordet är fel. När du äntligen har hittat lösenordet, gjort flerfaktorautentiseringen, kollat notifikationerna som dyker upp när du äntligen lyckats logga in – har du glömt vilken information du skulle in i plattformen för att hämta.

Känner du igen dig?

Det är inte alltid lätt att hålla fokus när kraven på vårt arbetsminne ständigt ökar. Vi behöver lära oss nytt pga. uppgraderingar och förbättringar på plattformar. Komma ihåg var informationen går att hämta. Kommunicera i rätt kanal till rätt person. En ökad belastning på vårt arbetsminne gör att vi ständigt behöver bättre strategier för att kunna hålla fokus.

Och distraktioner är det största hotet mot att kunna hålla informationen i minnet.

Nedan kan du läsa om 7 parametrar som kan hjälpa eller stjälpa vårt fokus:

Temperatur

Såhär i elbesparingstider drar många ner på temperaturen för att spara på kostnader och generellt minska elförbrukningen för samhället i stort. Men det kommer med en bi-effekt i andra änden – för låg temperatur när vi jobbar gör att vi blir distraherade och mindre produktiva. Det känns obekvämt om temperaturen sjunker för lågt och vår uppmärksamhet riktas till hur vi kan bli kvitt obehaget istället.

Rekommenderad temperatur för stillasittande arbete i normal klädsel är enligt Arbetsmiljöverket 21-25°C. (19-23°C i förstärkt klädsel)

Visuella distraktioner

Allt som händer i periferin skapar små microdistraktioner för oss, som försämrar vår koncentration och produktivitet. Öppna kontorsmiljöer skapar en utmaning för medarbetare som behöver koncentrera sig. Det finns olika lösningar på detta såsom bås eller särskilda rum för koncentration, brusreducerande glasögon eller avskärmande skärmlösningar av olika slag. Läs mer här om visuell brusreducering.

Ljud som distraherar

De flesta vet att vi blir distraherade av ljud. Vi blir t.ex. mer distraherade av prat som kan vara relevant för oss än mummel eller sorl i bakgrunden som inte har med oss att göra. På området ljud finns många akustikexperter som jobbar med helhetslösningar för bl.a. öppna kontor. En flexibel och portabel lösning är brusreducerande hörlurar, både in-ear och over ear. Läs mer om brus här.

Ljusförhållanden

Att vi behöver dagsljus för att må bra och känna oss vakna är känt för de flesta. Visste du att bländande ljus eller flimmer kan skapa distraherande arbetsförhållanden som ger dig huvudvärk eller påverkar det centrala nervsystemet negativt? Nedan kan du läsa mer:

Så viktig är synergonomin för arbetsmiljön
Sju olika känslor av ljus

Växter

Växter ger inte bara dämpning av intrycken som distraherar (ljud, visuella distraktioner). En biofilisk design har också bevisad effekt på vårt välmående och minskar stress. Läs mer om biofili här.

Mentala strategier för fokus

Vi är vår egen största källa till distraktion, så arbetsgivare har mycket att vinna på att ge medarbetare bra förutsättningar och mentala strategier. I en studie av Nextworkinnovation (637 deltagare från 25 företag inom 12 sektorer, se pdf nedan som är på tyska) såg man att vi blir störda, i genomsnitt, var 4:e minut. Här finns stora vinster att göra både för individ och företag om ledning och medarbetare får kunskap och utbildning om strategier för att prioritera och hålla fokus.

En känd modell är t.ex. Eisenhowers matris med parametrarna hur viktig och brådskande uppgiften är. Men det finns också sätt att jobba med individuella mentala strategier i organisationen.

Läs mer om individuella mentala strategier här:

• Brist på fokusförmåga och medvetenhet kan leda till produktionsbortfall
• Vi är vår egen största störning för koncentration

Psykosocial arbetsmiljö

Det finns även sätt att arbeta med den psykosociala arbetsmiljön för att undvika att medarbetarna ständigt behöver fatta små microbeslut (som alltså kan ses som en mental distraktion). En tydlighet kring skrivna och oskrivna regler kan avlasta arbetsminnet.

EXEMPEL PÅ MICROBESLUT:

• hälsar vi på varandra på morgonen?
• när får jag störa kollegan?
• på vilken plattform kan jag hitta vilken information?
• vem gör vad?
• vem vänder jag mig till med vilka frågor?
• vågar jag störa med ”dumma” frågor?
• vilka möten behöver jag gå på?
• när är jag färdig? etc.

En tydlighet i organisationen, fysiska möjligheter för fokus och bra mentala strategier för distraktion bidrar till välmående och produktiva medarbetare.

Författare: Thorunn Widö